Produktionssystem Druckerei - Mietvertrag
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Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste, bis zur Angebotsfrist eingereichte Angebot. Das wirtschaftlichste Angebot wird auf Grundlage der im EVB-IT Überlassungsvertrag beigefügten Anlage „Wertungsmatrix_Produktionssystem_2026“ ermittelt. Dort werden die Angaben aus „Anlage 1_Leistungsbeschreibung_Mietvertrag_Produktionssystem 2026“ eingetragen und ausgewertet. Nach der einfachen Richtwertmethode wird ein Quotient aus Angebotspreis und erreichter Punktzahl berechnet. Das Angebot mit dem höchsten Quotienten gilt als das wirtschaftlichste Angebot und erhält den Zuschlag.
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Kommentare
01_Bieterfragen
1. Frage zum Softwareworkflow:
Welche exakte Version der Software PlanetPress Production ist momentan bei der Stadt Mülheim im Einsatz?
Antwort:
Wir verwenden die Version 2024.2.1.7137 von OL Connect, haben aber für ältere Templates auch noch PlanetPress 7 im Einsatz. Der Workflow läuft aber komplett auf der genannten OL Connect Version.
2. Frage zum Broschürenfinishing:
Für welche Anwendungen wird die Funktionalität mit 4 Heftköpfen benötigt und kann auf diese Funktionalität (ohne Punkteabzug) verzichtet werden, wenn der Broschürenfinisher auch DIN A4 lang Broschüren, oder ähnliche Formate automatisch erstellen kann?
Antwort:
Diese Funktionalität wird benötigt, um DIN A5 quer Broschüren mit 2-fach Rückendrahtheftung im Doppelnutzen produzieren zu können.
3. Frage zum Broschürenfinishing:
Können wir auch einen 50 Blatt Broschürenfinisher mit 3-Seiten-Beschnitt und Squarefold, sowie einen 25 Blatt Broschürenfinisher nur mit Frontbeschnitt anbieten?
Antwort:
Das Wertungskriterium wurde entsprechend angepasst. Es ist zulässig eine alternative Konfiguration der Broschürenfinisher anzubieten. Die vorgegebene Wunschkonfiguration wird höher gewichtet.
4. Frage zum Broschürenfinishing:
Gehen wir recht in der Annahme, dass das Broschürenfinishing (inklusive Front- oder 3-Seitenbeschnitt und Squarefold) vollautomatisch online, ohne zusätzlichen Bedienereingriff, erfolgen muss?
Antwort:
Ihre Annahme ist korrekt. Die Konfiguration der Option wird z.B. im Druckereitreiber vorgenommen, die Maschine soll den Vorgang dann ohne Bedienereingriff ausführen können.
5. Frage zu den Zertifizierungen:
Die Zertifizierung „Blauer Engel“ wird nur für Bürodrucker und Büromultifunktionssysteme, nicht aber für echte Produktionssysteme erteilt. Echte Produktionssysteme können somit keine Zertifizierung „Blauer Engel“ haben, eine solche Zertifizierung deutet vielmehr darauf hin, dass es sich bei solch einem System um ein Gerät aus dem Büroumfeld handelt, das als Produktionssystem angeboten wird.
Antwort:
Bei der Erstellung der Unterlagen wurde versehentlich auf Bürodrucker und Büromultifunktionssysteme abgezielt. Die Unterlagen (Anlage 2 und Wertungsmatrix) wurden überarbeitet und werden mit Beantwortung dieser Bieterfrage bereitgestellt.
6. Frage zur Kalibierungsmöglichkeit:
Gehen wir recht in der Annahme, dass die Funktionalität „das System muss Farben und den aktuellen Stand des Passers / der Registerhaltigkeit selbstständig einmessen und auslesen können. Eine erkannte Abweichung und daraus resultierende erforderliche Nachjustierung, muss das System eigenständig vornehmen können“ zur Sicherstellung der Farbstabilität im laufenden Druckbetrieb auf dem fertig bedruckten und fixierten Druckbogen erfolgen muss, da ansonsten keine Echtzeitüberwachung möglich ist?
Antwort:
Diese Funktionalität dient der Farbstabilität und der Registerhaltigkeit zur Vorder- und Rückseite des Druckbogens.
Hierzu soll die Maschine vollautomatisch in gewissen Abständen oder durchgehend die fixierten Druckbogen mittels technischer Einrichtung eigenständig einmessen, auswerten und ggfs. nachjustieren können.
7. Frage zu den Druckersprachen:
Wir haben verstanden, dass Sie entweder über die Druckertreiber, oder aus PlanetPress drucken. In beiden Fällen wird NICHT mit PCL gedruckt. Kann somit aus wirtschaftlichen Gründung auf die Druckerspache PCL verzichtet werden?
Antwort:
Das ist zwar korrekt, jedoch gibt es einzelne Anwendungsbereiche die nach wie vor bei uns mit PCL laufen. Aus diesem Grund möchten wir nicht auf PCL verzichten.
8. Frage zur Ausstattung:
Gehen wir recht in der Annahme, dass mit „Fabrikneu“ nicht nur die eigentlichen Drucksysteme, sondern auch alle optionalen Zubehörteile gemeint sind?
Antwort:
Ja, Ihre Annahme ist korrekt.
02_Bieterfragen
1. In dem Dokument: Anlage 1_Leistungsbeschreibung_Mietvertrag_Produktionssysteme 2026“ ist folgendes geschrieben:
…“Zu diesem Zweck muss mit den Ansprechpartnern des Druck- und Versandcenters vor Angebotsabgabe zwingend ein Vor-Ort Termin am Standort Druck- und Versandcenter vereinbart werden. Aufgrund dieses Termins muss im Anschluss ein Aufstellplan für die künftigen Produktionssysteme erstellt werden. In diesem Zusammenhang müssen auch die zu berücksichtigen Netzwerk- und Stromanschlüsse (Anzahl, Art des Stromanschlusses wie z.B. Starkstrom etc.) aller Maschinen- und Zubehörkomponenten benannt werden.
Der komplette Aufstellplan ist dem Angebot beizufügen. Im Übrigen wird als ergänzende Information ein Auszug des Gebäudeplans des Druck- und Versandcenters sowie eine Übersicht über die derzeit aufgestellten Maschinen und Systeme anliegend beigefügt.“
Bitte benennen Sie uns einen Ansprechpartner, mit dem ein Termin für die Ortsbesichtigung abgestimmt werden kann.
Wäre eine Ortsbesichtigung am 01.07.2026 zwischen 09:30 Uhr und 11:00 Uhr möglich?
Zudem konnten wir in den Vergabeunterlagen keinen aktuellen Raumplan auffinden.
Wir bitten um Bereitstellung eines entsprechenden Plans bzw. um einen Hinweis, wo diese Datei heruntergeladen werden kann.
Antwort:
Stefan Fondermann; stefan.fondermann@muelheim-ruhr.de; 0208/455-1091
Bitte stimmen Sie die Ortsbesichtigungen mit der genannten Kontaktperson ab.
Die Raumpläne werden mit Beantwortung dieser Fragen im Portal bereitgestellt.
2. In der Anlage 4 ist folgendes geschrieben:
1. Gegenstand und Dauer des Auftrags
Auftragsgegenstand ist die Lieferung und Installation von Hard- und Software für den Betrieb von vier Produktionssystemen in der Druckerei der Auftraggeberin. Vertragsgrundlage bildet dieser Mietvertrag inkl. der Anlagen 1 - 5. Die Dauer des Auftrages beträgt 60 Monate.
In dem Dokument:“ Anlage 1_Leistungsbeschreibung_Mietvertrag_Produktionssysteme 2026“ wird allerdings eine 72 Monate Laufzeit erwähnt (Seite 5, 16 und 18) .
Nach unserer Markterfahrung sind Mietvertragslaufzeiten von 60 Monaten in vergleichbaren Projekten üblich und wirtschaftlich angemessen.
Vor diesem Hintergrund bitten wir um Klarstellung, ob seitens der Stadt Mülheim eine Ausgestaltung als 60 Monate feste Laufzeit mit einer optionalen Verlängerung um weitere 12 Monate (60+12=72 Monate) möglich bzw. gewünscht ist.
Antwort:
Die Laufzeit wurde in Anlage 4 korrigiert. Der Vertrag soll eine Laufzeit über 72 Monate haben.
03_Bieterfrage
Frage:
Das Jahr 2025 ist bei uns umsatztechnisch noch nicht abgeschlossen.
Wie sollen wir bei der Angabe im Dokument „Nachweis_Wirtschaft“ vorgehen.
Antwort:
Zu jedem der vorgegebenen Geschäftsjahre ist eine Umsatzhöhe wie lt. Vordruck vorgegeben, einzutragen. Beim dem letzten Jahr 2025 ist für den Fall, dass dieses Geschäftsjahr zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch nicht abgeschlossen ist, zusätzlich zu der Umsatzhöhe das Datum mit einzutragen, wann das Jahr 2025 vom anbietenden Unternehmen abgeschlossen wird.
04_Bieterfrage
Frage:
In der letzten Bieterinformation wurden die Prüfwerte für Energie und Geräusch angepasst, nicht jedoch für chemische Emissionen.
Die aktuell zugrunde gelegten Werte basieren aus unserer Sicht auf Standards für kleinere Office-Systeme und sind nicht auf Produktionssysteme übertragbar. Aufgrund des höheren Papierdurchsatzes führen diese Vorgaben dazu, dass entsprechende professionelle Produktionsdrucksysteme bei der Bewertung gegenüber schnellen Officesystemen benachteiligt werden.
Wir bitten daher um Prüfung, ob auch für chemische Emissionen angepasste Prüfwerte für Produktionssysteme berücksichtigt werden können.
Antwort:
Bei der letzten Prüfung/Aktualisierung sind die Prüfwerte für chemische Emissionen fälschlicherweise vergessen worden. Es wird eine aktualisierte Anlage 2 „Nachhaltigkeit“ mit Beantwortung dieser Bieterfrage bereitgestellt.
05_Bieterfrage
Frage:
Datei, Anlage 1_Leistungsbeschreibung_Mietvertrag_Produktionssysteme 2026, unter Punkt Systemserviceleistungen, wird eine Reaktionszeit von 4 Stunden bei betriebsverhindertem Mangel durchgehend und 8 Stunden durchgehend 24 Stunden an 7 Tagen und eine Wiederherstellung von 3 Werktagen gefordert.
1) Wir verstehen Ihre Vorgaben zu der Reaktionszeit dahingehend, dass diese gemäß der Definition des Begriffs „Reaktionszeit“ im Glossar der EVB- IT AGB so zu verstehen ist, dass der Beginn der Störungsbehebungsarbeiten zur Einhaltung der Frist maßgeblich ist. Im Regelfall stellt die Analyse der gemeldeten Störung die erste Phase der Bearbeitung einer Störungsmeldung dar und geht oft nahtlos und ohne die Möglichkeit einer konkreten Abgrenzung in die Behebung der Störung über. Gehen wir daher recht in der Annahme, dass für die Einhaltung der Reaktionszeit ebenso der Beginn der Störungsanalyse ausreichend ist?
2) nach unserem Verständnis identifizieren wir einen Wiederspruch zwischen Reaktion 24/7 und Wiederherstellung 3 Werktagen. Eine Abbildung der Anforderung 24/7 und der damit verbundene Services ist grundsätzlich abbildbar, würde sich aber auf das Angebot negativ auswirken. Was ist für den Auftraggeber ausschlaggebend: die Wiederherstellung oder die Reaktion? Begründung: Wiederherstellung wird nur an Werktagen gefordert, Reaktion aber 24/7.
Antwort:
Zu 1) Ihre Annahme ist korrekt. Die Reaktionszeit wird damit eingehalten, dass mit der Behebung des Problems begonnen wird. Sollte dafür zunächst eine Störungsanalyse erforderlich sein, stellt dies denn Beginn der Problembeseitigung dar.
Zu 2): Es wird unterschieden zwischen „Störung“, „Betriebsbehindernder Mangel“ und „Betriebsverhindernder Mangel“.
Für eine Störung gilt die Reaktionszeit von 3 Werktagen.
Für einen Betriebsbehindernder Mangel gilt die Reaktionszeit 8h.
Für einen Betriebsverhindernden Mangel gilt die Reaktionszeit 4h.
Damit stehen die Fristen in keinem Widerspruch, sondern sind je nach Schwere der Störung gestaffelt. Insbesondere bei den Betriebsbehindernden und -verhindernden Mängel ist diese Reaktionszeit erforderlich, da ein Ausfall des Produktionssystems bspw. zu Wahlen schnellstmöglich behoben werden muss.
06_Bieterfrage
Frage:
Gemäß § 6 des Mietvertrags ist die Haftung der Auftragnehmerin – außer bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit, Datenschutzverletzungen sowie nach dem Produkthaftungsgesetz – außerhalb schuldhaften Verletzung der Reaktions- und Servicezeiten auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt. § 7 Nr. 2 Abs. 2 VOL/B sieht vor, dass eine angemessene, branchenübliche Haftungsbegrenzung vereinbart werden kann. Dies ist auch sinnvoll, weil der Auftragnehmer andernfalls sich einem unkalkulierbaren, nicht versicherbarem Haftungsrisiko ausgesetzt sieht. Der daraus folgende Preisaufschlag würde den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit widersprechen. Branchenüblich ist eine Haftungsbegrenzung in Höhe des Auftragswertes. Dürfen wir davon ausgehen, dass im Sinne eines wirtschaftlicheren Angebots eine solche branchenübliche Haftungsbegrenzung bei dieser Ausschreibung zur Anwendung kommt?
Antwort:
Die von Ihnen beschriebene Haftungsbegrenzung kommt nicht zum Tragen.
07_Bieterfrage
Frage:
im Rahmen der Bearbeitung der Ausschreibung und der damit verbundenen detaillierten Anforderungen sind wir auf die Unterstützung unserer Sustainability-Fachabteilung angewiesen.
Aufgrund unvorhersehbarer personeller Ausfälle steht uns die erforderliche Expertise derzeit nur eingeschränkt zur Verfügung, da sich ein zuständiger Mitarbeiter im Urlaub befindet und ein weiterer krankheitsbedingt abwesend ist.
Um die geforderten Nachhaltigkeitsinformationen vollständig, sorgfältig und in der von Ihnen erwarteten Qualität bereitstellen zu können, bitten wir höflich um eine Verlängerung der Angebotsfrist um eine Woche.
Wir sind überzeugt, dass eine Fristverlängerung zu einer fundierteren und qualitativ hochwertigeren Angebotsabgabe beiträgt und danken Ihnen für die Prüfung unseres Anliegens.
Antwort:
Zum gegenwärtigen Zeitpunkt besteht keine Notwendigkeit, die Angebotsfrist zu verlängern. Es ist auf der Grundlage des zu wahrenden Gleichheitsgebots gegenüber allen interessierten Unternehmen nicht möglich, in diesem Fall auf eine einzelne unternehmensbedingte Situation Rücksicht zu nehmen. Deshalb lautet die Antwort: Einer Fristverlängerung wird nicht zugestimmt.
08_Bieterfrage
Frage 1:
Sie regen den Abschluss einer AVV an und haben Ihren Ausschreibungsunterlagen eine Muster-AVV bereits beigefügt. Bitte bestätigen Sie uns, dass zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe die Abgabe und Akzeptanz der AVV nicht notwendig ist, sondern erst nach Zuschlagserteilung über die Notwendigkeit und den Inhalt einer AVV verhandelt werden kann. Insbesondere möchten wir der Praktikabilität und Einfachheit halber darauf hinwirken, dass Sie sodann die von der EU-Kommission gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 vom 4. Juni 2021 unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32021D0915 veröffentlichten Standardvertragsklauseln (innereuropäische Vertragsverhältnisse) anstelle der Ihrerseits vorgegebenen Muster-AVV akzeptieren. Sollte es Ihnen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe insbesondere um die Kenntnisnahme und Beurteilungsmöglichkeit unserer Standard-TOMs gehen, geben Sie gerne bekannt, dass diese zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mit eingereicht werden sollen und ändern Sie bitte entsprechend, wenn nötig, die Ausschreibungsunterlagen in diesem Bezug für alle Bieter ab.
Antwort:
Die Vertragsbedingungen zum Auftragsverarbeitungsvertrag sind ein Teil der Vergabeunterlagen, gelten für alle Bieter gleich und stehen inhaltlich nicht zur Disposition. Mit der Angebotsabgabe erklärt der Bieter, dass er diese Vertragsbedingungen im Zuschlagsfall verbindlich akzeptiert.
Die Vorlage der betriebseigenen TOM ist nicht zwingend erforderlich und kann entsprechend Anlage 4 Punkt 4 in Verbindung mit den ergänzenden Hinweisen zu dieser Vereinbarung (Technische und organisatorische Maßnahmen) freiwillig eingereicht werden. Davon unberührt sind die Angaben die in den ergänzenden Vereinbarungen erforderlich sind. Diese sind zwingend auszufüllen. Sollten die TOM gesondert beigefügt werden, werden diese auch Vertragsbestandteil.
Frage2:
Sie fordern in Ihrer Ausschreibung (Vertrag, § 3 Leistungen der Auftraggeberin – Entgelte und Zahlungsbedingungen) Festpreise und schließen Preiserhöhungen über die gesamte Laufzeit des Vertrages aus.
Da der Bieter insbesondere auf die Erhöhung von Kosten für Material, Dienstleistungen und Produktion (insbesondere Ersatzteile, Lohnnebenkosten, Rohstoffe) während der Laufzeit des Vertrages keinen Einfluss hat und diese nicht im Voraus abschätzen kann, ist die Vereinbarung einer Festpreisklausel unzumutbar und stellt ein unangemessenes wirtschaftliches Risiko dar. Wir bitten Sie im Sinne eines vergaberechtlichen Wettbewerbs daher, dem Bieter die Möglichkeit einzuräumen, die vereinbarten Seitenpreise bzw. den Serviceanteil und sämtliche in einem Warenkorb vereinbarten Preise um höchstens 5 % anpassen zu dürfen, sofern dies im Rahmen und zum Ausgleich von nach Vertragsabschluss entstehenden Veränderungen der Kosten für Material, Dienstleistungen und Produktion erforderlich ist.
Eine mögliche Klausel könnte wie folgt aussehen:
Für den Fall, dass nach Vertragsschluss die Kosten für Material, Dienstleistungen und Produktion (insbesondere Ersatzteile, Lohnnebenkosten, Rohstoffe) während der Laufzeit des Vertrages steigen, ist der Auftragnehmer berechtigt, die Seitenpreise bzw. den Serviceanteil und sämtliche in einem Warenkorb vereinbarten Preise mit einer Änderungsfrist von drei Monaten zum Monatsende, nicht jedoch vor Ablauf von mindestens 12 Monaten nach Vertragsbeginn, durch schriftliche Änderungsanzeige zu verändern. Macht der Auftragnehmer hiervon Ge-brauch und würden sich die genannten Preise dadurch um mehr als 5 % jährlich nach oben ändern, hat der Auftraggeber das Recht, den Vertrag mit einer Frist von zwei Kalendermonaten zum Ende der Änderungsfrist zu kündigen, sofern der Auftragnehmer trotz schriftlicher Aufforderung durch den Auftraggeber auf der Preisänderung besteht. Anderenfalls gelten die geänderten Preise nach Ablauf der Änderungsfrist als vereinbart.
Wäre dies für Sie ein gangbarer Weg?
Antwort:
Vertrag, § 3 Leistungen der Auftraggeberin – Entgelte und Zahlungsbedingungen wird unter Punkt 1.) um folgenden Passus ergänzt:
Eine Erhöhung der Mietentgelte kann erstmalig 12 Monate nach Beginn der Leistungserbringung, weitere Erhöhungen frühestens jeweils 12 Monate nach Wirksamwerden der vorherigen Erhöhung angekündigt werden.
Eine Erhöhung wird drei Monate nach der Ankündigung wirksam. Die Erhöhung hat angemessen und marktüblich zu sein und darf maximal 3% des zum Zeitpunkt der Ankündigung der Erhöhung geltenden Mietpreises betragen.
Frage 3:
Die Leistungsbeschreibung umfasst u. a. die „Erweiterung der Systeme bei Bedarf sowie Änderungen der Systeme bei Bedarf“. Wir bitten um Konkretisierung, welche Leistungen hierunter konkret verstanden werden und in welchem Umfang diese vom Auftragnehmer zu erbringen sind.
Wir gehen davon aus, dass es sich hierbei um derzeit nicht spezifizierte, bedarfsabhängige Zusatzleistungen handelt, deren Umfang und technische Ausgestaltung zum Zeitpunkt der Angebotserstellung nicht abschließend bestimmbar sind. Bitte bestätigen Sie, dass solche Erweiterungen bzw. Änderungen nicht von den angebotenen Standardleistungen umfasst sind und die Konditionen hierfür bei Bedarf gesondert vereinbart bzw. verhandelt werden.
Antwort:
Ihre Annahme ist korrekt. Hiermit sollen derzeit unbekannte, bedarfsabhängige Zusatzleistungen abgedeckt werden können.
Frage 4:
Tonerdeckung:
Die Kalkulation der Seitenpreise basiert unter anderem auf der Zugrundelegung einer standardisierten Tonerdeckung, um die Menge des im Seitenpreis inkludierten Toners zu ermitteln. Vor diesem Hintergrund bitten wir, zu bestätigen, dass der Bieter als Basis der Kalkulation für die Kapazität je Kartusche laut Herstellerangaben eine Tonerdeckung von 6% pro s/w DIN A4 Seite und 20% pro Farbseite DIN/A4 je Systemtyp zugrunde legen darf.
Antwort:
Diesem Vorschlag der Kalkulation wird zugestimmt.
Frage 5:
In Ihren Ausschreibungsunterlagen geben Sie geschätzte Abnahmemengen an, die der Auftragnehmer bei der Kalkulation zugrunde legen soll. Sie erklären, dass im Hinblick auf die vor-genannten Volumina keine Abnahmeverpflichtung besteht. Es wird eine Abrechnung der effektiv erstellten Seiten gefordert. Um eine wirtschaftlich realistische Risikoeinschätzung und gleichzeitig bestmögliche Preisfindung für den Endkunden bieten zu können, bitten wir, dass Sie sich auf eine Kompensationszahlung in Höhe von 85 % der von Ihnen zur Kalkulation angegebenen Volumina einlassen, sofern Sie diese wider Erwarten nicht erreichen.
Antwort:
Der vorgeschlagenen Anpassung wird nicht zugestimmt.
Frage 6:
In der letzten Bieterinfo weisen Sie auf ein aktualisiertes Dokument „Anlage 2_Nachhaltigkeit Produktionssystem“ mit den angepassten chemischen Emissionen für Produktionsdrucksysteme hin, ist dieses Dokument schon verfügbar?
Antwort:
Das aktualisierte Dokument „Anlage 2_Nachhaltigkeit Produktionssystem“ wurde am 29.06.026 innerhalb des ZIP-Ordners „04_Vertrag 29.06.2026“ bereitgestellt.
Mit Beantwortung dieser Bieterfragen 08 wird erneut eine neue Ordnerdatei bereitgestellt. Darin befindet sich dann auch die durch Frage 2 angepasste Vertragsvariante sowie die Anlage 2. Der Ordner trägt den Titel: "04_Vertrag 06.07.2026"
09_Bieterfrage
Frage:
In § 2 des Mietvertrages wird ausgeführt:
„Nach Auslauf des Vertrages und bei einer vorzeitigen Kündigung von Produktionssystemen während der Vertragslaufzeit ist die Auftragnehmerin verpflichtet, Systeme sowohl auf ihre Kosten abzubauen als auch auf ihre Kosten abzuholen.“
Gleichzeitig sieht § 4 eine feste Vertragslaufzeit von 72 Monaten für den Mietvertrag vor.
Wir bitten um Klarstellung:
1. Ist durch die Formulierung in § 2 ein Recht der Auftraggeberin zur vorzeitigen Kündigung einzelner Produktionssysteme während der 72-monatigen Vertragslaufzeit vorgesehen?
2. Falls ja, unter welchen Voraussetzungen und mit welcher Frist kann eine solche Teilkündigung erfolgen?
3. Bleibt bei einer vorzeitigen Kündigung einzelner Systeme der vertraglich vereinbarte Mietzins für die Restlaufzeit geschuldet bzw. besteht ein Anspruch auf Ausgleich der noch nicht amortisierten Investitions- und Finanzierungskosten?
4. Oder handelt es sich bei der Formulierung ausschließlich um eine Regelung für den Fall einer sonst wirksam eingetretenen Vertragsbeendigung (z. B. außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund)?
Antwort:
Ja es handelt sich bei der Formulierung ausschließlich um eine Regelung für den Fall einer sonst wirksam eingetretenen Vertragsbedingung (z. B. außerordentliche Kündigung aus wichtigem) Grund
10_Bieterfrage
Frage:
In der Anlage 2 „Nachhaltigkeit Produktionssystem“ wurden die Anforderungen hinsichtlich Nachhaltigkeits- und Umweltkriterien für Produktionsdrucksysteme sowie die zugehörigen Bewertungskriterien in der Wertungsmatrix teilweise aktualisiert. Auf Seite 15 werden jedoch weiterhin die Grenzwerte für die Partikelemission von Bürogeräten aufgeführt.
Nach unserem Verständnis sind diese Grenzwerte für professionelle Produktionsdrucksysteme mit hohen monatlichen Druckvolumina technisch nicht geeignet bzw. nicht realistisch ein-haltbar. Während die Anforderungen bezüglich der Staubemissionen offenbar bereits an die Gerätekategorie „Produktionsdrucksysteme“ angepasst wurden, gehen wir recht der Annahme, dass die Grenzwerte für die Partikelemissionen – und damit gegebenenfalls auch die entsprechenden Bewertungskriterien in der Wertungsmatrix – unverändert übernommen worden sind und noch angepasst werden?
Antwort:
Die Anforderungen an die Partikelemission wurden angepasst. Auch die Wertungsmatrix wurde entsprechend der letzten Änderungen korrigiert. Die Unterlagen werden mit Beantwortung dieser Bieterfrage versioniert und korrigiert bereitgestellt.
11_Bieterfrage
Es wird eine Unterbringung in einem im Technikraum der Druckerei vorhandenen RITTAL-Serverschrank (19“-Rack, Schranktiefe 80 cm) bevorzugt.
100 Punkte – unser Rittalschrank, 19“ und 80cm Schranktiefe
75 Punkte – 19“ und mehr als 80cm Tiefe eigener passender Schrank
50 Punkte – Server als Towergehäuse
(-> Wertungskriterium 2.2, Punkt 8)
Bieterfrage zu den Punkten in der Wertungsmatrix Ausschlußkriterien 18–23
Gehen wir richtig in der Annahme, dass die Punkte Ausschluss Kriterium 18–23 mit „Ja“ beantwortet werden dürfen, wenn die geforderte Funktionalität durch eine Peer-to-Peer-Architektur auf Basis der Produktionsdrucksysteme und deren Controller bereitgestellt wird und keine zusätzliche zentrale Serverlösung vorgesehen ist?
In unserem Lösungskonzept erfolgt die Steuerung, Verwaltung, Anpassung und gegebenenfalls das Routing der Druckaufträge über die Controller der Produktionsdrucksysteme. Die Arbeitsplatz-PCs der Druckerei-Mitarbeiter werden hierfür mit einer entsprechenden Client-Software ausgestattet, sodass sämtliche geforderten Funktionen vollumfänglich genutzt werden können.
Diese Architektur bietet zudem mehrere Vorteile:
• Kein zusätzlicher Server bzw. kein separater Serverschrank erforderlich, wodurch Platz-, Energie- und Infrastrukturaufwand reduziert werden.
• Der EFI Fiery Server befindet sich direkt am Produktionssystem, wodurch Service- und Technikpersonal bei Störungen oder Anpassungen unmittelbar auf den Controller zugreifen kann.
• Reduzierter Installations- und Betriebsaufwand
Wir bitten um Bestätigung, dass die Anforderungen der Punkte 18–23 auch durch eine solche serverlose Peer-to-Peer-Architektur als erfüllt gelten, sofern die geforderten Funktionen uneingeschränkt bereitgestellt werden.
Wertungskriterium 2.2, Punkt 8: Da bei einer Nutzung von dem Branchen Marktführer Controller Efi Fiery Controller, den alle Wettbewerber anbieten können, eine Unterbringung einem se-paraten Serverschrank nicht notwendig ist, bitten wir um Streichung dieses Wertungskriterium, da ansonsten ein unfairer Wettbewerb gegeben ist, da alle Bieter mit der integrierten Lösung Efi Fiery Controller benachteiligt werden. Wir bitten um Streichung der Wertungspunkte für dieses Kriterium und alle Bieter in diesem Punkt gleich zu bewerten, da es der Funktionalität keinen Nachteil bietet.
Antwort:
Grundsätzlich ist eine Ansteuerung der Drucksysteme über eine Peer-to-Peer-Verbindung denkbar. Bei einer Positionierung der Controller an den Drucksystemen muss beachtet werden, dass kein zusätzlicher Platzbedarf entsteht und die Aufstellung gegen unbeabsichtigte Bedienung, versehentliches Umstoßen und vor sonstigen Umwelteinflüssen geschützt ist. In diesem Fall würden die Anschlusskriterien 18-23 als erfüllt gelten und das Bewertungskriterium 8 mit der maximalen Punktzahl bewertet.
Sollte der Bieter vorgenannte Anforderungen nicht vollumfänglich erfüllen können und die Controller im Rack des Auftraggebers oder einem anderen Ort positioniert werden müssen, würden ebenfalls die Ausschlusskriterien 18-23 als erfüllt gelten, die Aufstellung der Controller jedoch gemäß des Bewertungskriteriums 8 entsprechend bewertet werden.
Unabhängig von der Positionierung der Controller muss der Bieter gewährleisten, dass der Controller vollumfänglich remote am Arbeitsplatz der Mitarbeitenden bedien- sowie administrierbar sind und ein eine Bedienung unmittelbar am Controller nur im Ausnahmefall erforderlich ist.
Zudem muss der Bieter darstellen, welche zusätzlichen Anforderungen an Strom- und Netzwerkanschlüssen durch die Verwendung der Controller entstehen.
12_Bieterfrage
Fragen:
wir haben folgende Bieterfragen an Sie:
Nr. 1
Sie fordern im Dokument „Anlage 1_Leistungsbeschreibung_Mietvertrag_Produktionssysteme 2026“ auf Seite 18 bei betriebsverhindernden Mängeln eine Reaktionszeit von 4 Stunden durchgehend an 24 Stunden an 7 Tagen.
Wir bitten um Anpassung der Regelung dahingehend, dass die geforderte Reaktion bei betriebsverhindernden Mängeln nur Werktags von Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr durch den Auftragnehmer zu erbringen ist.
Alternativ bitten wir Sie, konkrete Zeiträume festzulegen, an denen eine durchgehende Reaktionszeit an 7 Tagen gefordert ist, damit der Bieter hier eine gesicherte Kalkulationsgrundalge erhält.
Ansonsten würde sich die geforderte durchgehende Servicebereitschaft bei allen Anbietern massiv preiserhöhend auf den Angebotspreis auswirken, da hier pauschal für die gesamte Vertragslaufzeit eine durchgehende sehr kostenintensive Servicebereitschaft vorgehalten werden müsste.
Nr. 2
Sie fordern im Dokument „Anlage 1_Leistungsbeschreibung_Mietvertrag_Produktionssysteme 2026“ auf Seite 18 bei betriebsbehindernden Mängeln eine Reaktionszeit von 4 Stunden durchgehend an 24 Stunden an 7 Tagen.
Wir bitten um Anpassung der Regelung dahingehend, dass die geforderte Reaktion bei betriebsbehindernden Mängeln nur Werktags von Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr durch den Auftragnehmer zu erbringen ist.
Alternativ bitten wir Sie, konkrete Zeiträume festzulegen, an denen eine durchgehende Reaktionszeit an 7 Tagen gefordert ist, damit der Bieter hier eine gesicherte Kalkulationsgrundalge erhält.
Ansonsten würde sich die geforderte durchgehende Servicebereitschaft bei allen Anbietern massiv preiserhöhend auf den Angebotspreis auswirken, da hier pauschal für die gesamte Vertragslaufzeit eine durchgehende sehr kostenintensive Servicebereitschaft vorgehalten werden müsste.
Nr. 3
Sie regeln im Dokument „Anlage 1_Leistungsbeschreibung_Mietvertrag_Produktionssysteme 2026“ auf Seite 19 eine Vertragsstrafe für die Nichteinhaltung der Reaktionszeit.
Wir bitten Sie gem. ständiger BGH-Rechtsprechung eine Begrenzung bei mehreren Vertrags-strafen auf 5 % der Nettoauftragssumme festzulegen.
Nr. 4 nicht vorhanden
Nr. 5
Bitte stellen Sie uns einen Raumplan zu Verfügung, damit der Bitte in der Lage ist die Konfiguration und die von Ihnen geforderten Außenmaße festzulegen.
Nr. 6
Aufgrund der Bereitstellung neuer Unterlagen sowie des derzeitigen hohen Ausfalls aufgrund Urlaubs in den Sommerferien in der mit der Erstellung des Angebots betrauten Vertriebsabteilung bitten wir Sie, die Angebotsfrist auf den 27.07.2026 zu verlegen.
Antwort:
Zu Nr. 1 & 2:
Die regulären Service- und Reaktionszeiten werden entsprechend des Vorschlags angepasst.
Darüber hinaus besteht allerdings weiterhin der Bedarf die Service- und Reaktionszeiten 24/7 in Anspruch nehmen zu können, sofern der Auftrags- und Terminlage der Druckerei dies erfordert.
Es besteht daher die Möglichkeit für zeitlich befristete Phasen einen 24/7 Service in Anspruch nehmen zu können. Dieser ist dem Auftragnehmer mit einer 4-wöchigen Vorlaufzeit anzuzeigen.
Der Passagen dazu in Anlage 1 werden wie folgt angepasst:
Bei einem betriebsverhindernden Mangel muss nach Eingang der Störungsmeldung mit einer Reaktionszeit von 4 Stunden innerhalb der üblichen Servicezeiten (Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr) mit den Reparaturarbeiten begonnen werden. Ein betriebsverhindernder Mangel liegt vor, wenn der Tagesbetrieb nicht mehr möglich ist bzw. wenn wesentliche Systemfunktionen ausgefallen sind, die einen Betrieb verhindern.
Bei einem betriebsbehindernden Mangel muss nach Eingang der Störungsmeldung mit einer Reaktionszeit von 8 Stunden innerhalb der üblichen Servicezeiten (Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr) mit den Reparaturarbeiten begonnen worden. Ein betriebsbehindernder Mangel liegt vor, wenn der Tagesbetrieb erheblich, in wesentlichen Teilen eingeschränkt ist bzw. wenn der Ausfall von wesentlichen Systemfunktionen droht, so dass kurzfristig ein Betrieb verhindert wird.
Darüber hinaus muss es dem Auftraggeber möglich sein für 4 Wochen im Voraus angemeldete Zeiträume die üblichen Servicezeiten auf 24/7-Support für bis zu zwei Wochen ohne Kostenaufschlag upzugraden. Das betrifft bspw. insbesondere die Zeiträume vor/um Wahlen herum.
Zu Nr. 3:
Die Vertragsstrafe aus Anlage 1 ist auf einen eng umrissenen Fall beschränkt und zwar wenn ein betriebsverhindernder Mangel vorliegt und der Vertragspartner die vorgegebene Reaktions-zeit nicht einhält, daher wird die dort vorgesehene Vertragsstrafe als angemessen erachtet.
Bei der in Anlage 1 genannten Anlage 6 (Seite 19) handelt es sich um die städtischen AGB. Diese waren als Vertragsbestandteil vorgesehen. In Anlage 1 wird auf diese AGB Bezug genommen. Die Anlage 6 war bislang nicht in den Ausschreibungsunterlagen enthalten. Die In Anlage 1 genannte Anlage 6 wird mit Beantwortung dieser Bieterfrage ebenfalls im Portal bereitgestellt.
In Anlage 6 wird auf eine Vertragsstrafen-Obergrenze verwiesen. Der pauschalierte Schadensersatz ist maximal begrenzt auf 8 % des Gesamtpreises zzgl. MwSt.
Nr. 4 nicht vorhanden
Zu Nr. 5:
Der Raumplan, Bauplan wurden im Rahmen der Beantwortung der Bieterfrage 02 als PDF-Datei „NEU-Bauplan Löhstraße 16_Final_1-3“ am 24.06.2026 bereitgestellt.
Zu Nr. 6:
Zum gegenwärtigen Zeitpunkt besteht keine Notwendigkeit, die Angebotsfrist zu verlängern. Es ist auf der Grundlage des zu wahrenden Gleichheitsgebots gegenüber allen interessierten Unternehmen nicht möglich, in diesem Fall auf eine einzelne unternehmensbedingte Situation Rücksicht zu nehmen. Einer Fristverlängerung wird nicht zugestimmt.