Nicht offenes Verfahren über die Auswahl eines ECM-Beraters für die Stadt Mülheim an der Ruhr

Kurzbezeichnung: 
MH-AMT_10-2019-2331
Typ: 
Liefer-/Dienstleistung
CPV: 

72227000-2

Beratung im Bereich Software-Integration
Zusätzliche Auskünfte oder Unterlagen können eingesehen oder angefordert werden bei: 
Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist: 
30.04.2020
Beginn der Leistungen: 
Es wird lt. Werkvertrag ein Vertragsbeginn ab der 14. KW 2020 (Arbeitswoche vom 30.03.bis 03.04.2020) vorgegeben.
Fertigstellung: 
Es wird lt. Werkvertrag ein Abschluss des Projekts bis zur 15. KW 2021 (Arbeitswoche vom 12.04. bis 16.04.2021) vorgegeben.
Zuschlagskriterien: 

Die Entscheidung über die ausgewählten Bewerber erfolgt basierend auf der anliegend beigefügten Wertungsmatrix für Auswahl der Bewerbungen. Drei Bewerbende werden nach folgenden gewichteten Wertungskriterien ausgewählt und im Anschluss zur Angebotsabgabe aufgefordert:

Wertungskriterium 1
(Darstellung des Unternehmensprofils) Gewichtung: 60%

Wertungskriterium 2
(Referenzen) Gewichtung: 40%

Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste, bis zur Angebotsfrist eingereichte Angebot. Wertungskriterium ist bei dieser Ausschreibung der Angebotspreis netto, zzgl. MwSt.
Maßgebend sind für die Bewertung folgende Preise:
Zugrunde gelegt wird der angebotene Stunden-bzw. Tagessatz hochgerechnet auf die im Beratertag ausgewiesene Obergrenze von 100 Beratungstagen als Gesamtpreis (zzgl. MwSt.).

Hinweise: 

Bitte beachten Sie, dass die Dienststellen der Stadt Mülheim an der Ruhr vom 27.12. - 31.12.2019 aufgrund von Betriebsferien nicht erreichbar sind. In diesem Zeitraum werden eingehende Bieterrückfragen nicht beantwortet. Die Bearbeitung von Bieterrückfragen zu diesem Verfahren ist erst ab dem 02.01.2020 wieder gewährleistet.

Weitere Informationen: 

Kommentare

2

Frage Nr. 1
Fragestellung:
„Frage 1: Im Dokument "01_Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_2_2.pdf" wird auf Seite 2 (2. Satz von oben) auf eine Anlage hingewiesen "Ich erkläre, dass ich / wir den § 123 GWB (siehe Anlage) zur Kenntnis genommen haben und Ausschlussgründe nach § 123 GWB für mich / uns...". Diese Anlage können wir nicht finden bzw. zuordnen. Um welche Anlage handelt es sich?“

Antwort:
Die betreffende Anlage wurde geändert. Der Verweis auf die Anlage im Dokument entfällt.

Frage Nr. 2
Fragestellung:
„Im Dokument "06_Nachweis_Wirtschaft_3_2" wird nach dem Gesamtumsatz und dem Umsatz im ausschreibungsrelevanten Bereich gefragt. Bezieht sich der „ausschreibungsrelevante Bereich“ auf den Dienstleistungsumsatz, der ausschließlich im ECM-Beratungsumfeld erbracht worden ist, vergleichbar mit den von Ihnen geforderten Aufgabenstellungen?“

Antwort:
Gefragt wird in diesem Zusammenhang nach dem Dienstleistungsumsatz, der im ECM-Beratungsumfeld erbracht wurde, vergleichbar mit den definierten Aufgabenstellungen im Werkvertrag.

Frage Nr. 3
Fragestellung:
„Gehen wir recht in der Annahme, dass Unterschriften auf dem Werkvertrag und Preisangaben erst in der Ausschreibungsphase getätigt werden müssen und nicht Gegenstand des Teilnahmewettbewerbs sind?“

Antwort:
Ja, das verstehen Sie korrekt.

Frage Nr. 4
Fragestellung:
„Als begleitende Unterlage wünschen Sie die Unterzeichnung der „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO“. Selbstverständlich sind wir bereit, jede Datenschutzerklärung zu unterzeichnen, die dem Schutz jedweder Daten – nicht nur personenbezogener – dient. Der Artikel 28 der DSGVO bezieht sich jedoch auf eine konkrete Definition eines so genannten Auftragsverarbeiters (frühere Bezeichnung: Auftragsdatenverarbeiters). Damit sind nach einhelliger Meinung solche Dienstleister gemeint, an die komplette Datenverarbeitungsprozesse (Finanzbuchhaltung, Scan-Dienstleistungen, Hosting von Websites und dergleichen) übertragen oder ausgelagert werden. NICHT gemeint (so die einhellige Übereinstimmung, wie zum Beispiel vom BITKOM oder beispielsweise auch des Hamburger Datenschutzbeauftragten und inhaltsgleich der Kommentar von GOLA, 2. Auflage 2018) sind Beratungsfunktionen wie Steuerberatung, Rechtsberatung, IT-Beratung und dergleichen. Vereinfacht ausgedrückt: Eine Weitergabe personenbezogener Information ist nicht gleichzusetzen mit Auftragsverarbeitung. Da dies seit Jahren allgemeiner Konsens ist, würden wir gerne wissen, ob die von Ihnen gewünschte Projekttätigkeit auch die Übernahme Ihrer IT-Anwendungen beinhaltet (was den Art. 28 DS-GVO begründen könnte). Falls dies nicht der Fall ist, reicht es, im Dokument 09_AVV_0_1.pdf zu vermerken, dass wir als ECM-Berater nicht der Auftragsdatenverarbeitung, also dem Art. 28 DSGVO, unterliegen?“

Antwort:
Es handelt sich hierbei aufgrund der im Werkvertrag definierten Aufgabenstellung um eine IT-Beratung. Die Auftragnehmerin wird in diesem Zusammenhang keine Tätigkeiten durchführen, die auf eine Verarbeitung von Auftragsdaten der Auftraggeberin abstellen. Daher wird die Anlage AVV (Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO) nicht Vertragsbestandteil. Das Dokument „Vertragsentwurf_ECM_Berater_final“ wurde geändert und als geänderte Fassung hochgeladen. Die Anlage AVV wurde entfernt.

Frage Nr. 5
Fragestellung:
„Sind die angesetzten 100 Beratungstage zwingend vor-Ort zu erbringen, oder kann die Leistungserbringung auch remote erfolgen?“

Antwort:
„Zur Umsetzung der im veröffentlichten Entwurf „Werkvertrag“ definierten Aufgabenfelder, gehen wir von einer überwiegend vor Ort zu erbringenden Leistung aus. Vorbereitungen oder Arbeiten wie z.B. das Aufbereiten von Dokumenten müssen, nach Absprache, nicht zwingend vor Ort erfolgen.“

Frage Nr. 6
Fragestellung:
Was genau verstehen Sie unter "zu erstellende Ausschreibungsunterlagen" in dem Satz: Die zu erstellenden Ausschreibungsunterlagen gehen nach Fertigstellung in das Eigentum der Auftraggeberin über?

Antwort:
Mit diesem Begriff ist das Erstellen des Leistungsverzeichnisses für die Auswahl und Implementierung eines ECM unter Berücksichtigung der im § 3 auf der Seite 4 im Dokument „Vertragsentwurf ECM-Berater“ aufgeführten Anforderungen gemeint. Das erstellte Leistungsverzeichnis wird von der Auftraggeberin lt. der Regelung in § 6 Nr. 1 auf der Seite 10 des vorgenannten Dokuments abgenommen. Nach erfolgter Abnahme wird die Auftraggeberin die erstellten Unterlagen in ihr Eigentum übernehmen.

Frage Nr. 7
Fragestellung:
Unter § 5 Nr. 1 wird auf der Seite 10 im „Vertragsentwurf ECM-Berater“ eine „Obergrenze“ von 100 Beratertagen erwähnt. Wie ist das konkret zu verstehen? Was geschieht, wenn 100 Tage aufgebraucht, das Projekt aber noch nicht beendet ist? Wird dann erwartet, dass der Auftragnehmer „umsonst“ weiter arbeitet, oder ist der Begriff „Obergrenze“ so zu verstehen, dass dann vor einer Weiterführung des Projekts zunächst eine neue Bestellung über zusätzliche Beratertage ausgelöst werden muss?
Antwort:
Es wird in diesem Fall eine Obergrenze von 100 Beratungstagen vereinbart. Für beide Vertragspartner gilt die Zielsetzung, die Beratungsleistung mit maximal 100 Personentagen abzuschließen. Sollte eine der Vertragsparteien erkennen, dass dieses Ziel nicht erreichbar ist, müssen möglichst frühzeitig Gegensteuerungsmaßnahmen ergriffen werden. Für den Fall, dass diese Obergrenze während der Vertragslaufzeit überschritten wird, müssen zusätzliche Beratungstage auf der Grundlage der Regelung lt. § 5 Nr. 3 auf der Seite 10 im „Vertragsentwurf ECM-Berater“ abgestimmt und ggfls. vereinbart werden.

Angebotsöffnung

Die Angebotsöffnung erfolgt am 11. Februar 2020 - 15:15 Uhr. Dieser Inhalt ist nicht mehr öffentlich zugänglich ab 11. Februar 2020 - 15:15 Uhr.

Informationen zur Ausschreibung

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