Offenes Verfahren über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Beauftragung von Postdienstleistungen 2022 - 2025

Kurzbezeichnung: 
MH-AMT_10-2021-5674
Typ: 
Liefer-/Dienstleistung
CPV: 

64112000-4

Briefpostdienste

64121100-1

Postzustellung
TED: 
2. November 2021
Zusätzliche Auskünfte oder Unterlagen können eingesehen oder angefordert werden bei: 
Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist: 
28.02.2022
Beginn der Leistungen: 
01.02.2022
Beginn der Leistungen: 
Fertigstellung: 
31.01.2025
Fertigstellung: 
Zuschlagskriterien: 

Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste, bis zur Angebotsfrist eingereichte Angebot.
Die Zuschlagsentscheidung erfolgt basierend auf der anliegend beigefügten Wertungsmatrix für die Angebotsauswertung. Für die Bewertung der Leistung werden folgende Wertungskriterien wie folgt gewichtet:

Hauptkriterium Gewichtung in %
Preis 40
Qualität 60

Hinweise: 
Weitere Informationen: 

Kommentare

6

Frage Nr. 27
Die gestellten Bieterfragen von letzter Woche wurden noch nicht beantwortet.
Wir wollten nur sichergehen, dass diese bei Ihnen angekommen sind.

Antwort hierauf:
Die gestellten Bieterrückfragen Nr. 1 - 26 sind vollständig eingegangen und werden derzeit hinsichtlich deren Beantwortung intern bearbeitet.

Freundliche Grüße

Michael Flettner

(Stadt Mülheim an der Ruhr)

Frage Nr. 1:

Abholadresse
Wir bitten um Bestätigung, dass die Abholadresse wie folgt lautet: Hans-Böckler-Platz 5
45468 Mülheim an der Ruhr
Antwort hierauf:
Die Abholadresse lautet:
Stadt Mülheim an der Ruhr
Servicebereich V – Druck-und Versandcenter
Am Rathaus 1
45468 Mülheim an der Ruhr

Frage Nr. 2:

Maschinenlesbarkeit
Bitte teilen Sie uns die Anzahl bzw. den Prozentanteil der maschinenlesbaren Sendungen mit. Es ist kalkulationsrelevant, inwiefern die Adressen auf Briefsendungen maschinenlesbar sind. Briefsendungen, die eine maschinenlesbare Adressierung tragen, können vollautomatisch und daher spürbar kostengünstiger verarbeitet werden als Briefsendungen, deren Adressierung nicht maschinenlesbar ist. Sendungen, die nicht maschinenlesbar sind, können im Rahmen der Konsolidierung nicht bei der DPAG aufgeliefert werden. Für diese Sendungen wäre das volle DPAG-Porto zu entrichten.

Antwort hierauf:
Der Anteil an handgeschriebenen Adressen liegt unter 3 %. Ein erhöhtes Porto bzw. keinerlei Nachlass wird bei solchen Briefen akzeptiert.

Frage Nr. 3:

Nachkommastellen
Nach Sichtung des Preisblattes gehen wir davon aus, dass die Preise mit zwei Nachkommastellen anzugeben sind. Wir bitten um Bestätigung.

Antwort hierauf:
Ja, die Preise sind mit zwei Nachkommastellen anzugeben.

Frage Nr. 4:

Gemäß dem Dokument „LV_Postdienstleistungen_STADT_MH_final werden Montag bis Samstag als Zustelltage festgelegt.
Bekanntlich wird aktuell in der Politik diskutiert, das PostG und die PUDLV in absehbarer Zeit zu ändern (siehe Eckpunkte für eine Novelle des Postgesetzes des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie vom 01. August 2019, frei verfügbar unter https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Service/Gesetzesvorhaben/novell...).
Wir bitten um Bestätigung, dass der Vertrag insofern jeweils an die dann geltenden Bedingungen der tatsächlich verfügbaren Leistungen und des Post-Universaldienstes – unter Berücksichtigung der bereits heute vertraglich vorgesehenen Besonderheiten – angepasst werden wird.

Antwort hierauf:
Gesetzliche Änderungen werden während der Vertragslaufzeit entweder per Nebenabrede oder per Zusatzvereinbarung zum lfd. Vertrag berücksichtigt.

Frage Nr. 5:

Nachunternehmer
1. Wir bitten um Bestätigung, dass zum Einsatz kommende Nachunternehmer in der „Eigenerklärung über die Beauftragung von Nachunternehmern“ lediglich benannt werden müssen und das Seite 2 der „Eigenerklärung über die Beauftragung von Nachunternehmern“ ausschließlich im Falle der Eignungsleihe von den Nachunternehmern einzureichen ist.
2. Ferner bitten wir um Bestätigung, dass bei reiner Nachunternehmerschaft keine weiteren Unterlagen von den Nachunternehmern einzureichen sind.
3. Sofern mehr als fünf Nachunternehmer eingesetzt werden, bitten wir um Mitteilung ob das Dokument „Eigenerklärung über die Beauftragung von Nachunternehmern“ vervielfältigt oder alternativ eine selbst erstellte Liste eingereicht werden darf.
4. Als alternativer Briefdienstleister verfügen wir über keine bundesweite flächendeckende Zustellstruktur, sondern greifen teilweise auf die öffentlich angebotenen Teilleistungen der Deutsche Post AG (DPAG) zurück. Eine flächendeckende Zustellung bietet ausschließlich die marktbeherrschende DPAG an (Monopolkommission, Sondergutachten 74, Rz. K5, sowie Seite 12) Dies bedeutet, dass wir Sendungen bei unseren Kunden abholen und zur Zustellung an die DPAG übergeben. Die DPAG ist alternativen Briefdienstleistern gegenüber verpflichtet, die von diesen Unternehmen in ihren Briefzentren aufgelieferten Sendungen zuzustellen.
Wir bitten um Bestätigung, dass die DPAG daher nicht als Nachunternehmer betrachtet wird und somit nicht in der „Eigenerklärung über die Beauftragung von Nachunternehmern“ anzugeben ist.

Antworten hierauf:

Zu 1.:
Dieser Vordruck muss für den Fall, falls ein Nachunternehmer eingesetzt wird, vollständig ausgefüllt, mit Angebotsabgabe eingereicht werden. Falls kein Nachunternehmer eingesetzt wird, muss dies auf Seite 1 entsprechend angekreuzt werden. In diesem Fall reicht dann die Rücksendung von Seite 1 zu diesem Vordruck aus.

Zu 2.:
Ja, es müssen in diesem Fall keine weiteren Unterlagen eingereicht werden.

Zu 3.:
Ja, dieses Dokument kann in diesem Fall vervielfältigt werden.

Zu 4.:
Die DPAG wird in diesem Zusammenhang nicht als Nachunternehmer betrachtet.

Frage Nr. 6:

DPAG in den Konzepten
Mit dem Angebot sind, zum Teil wertungsrelevante, Konzepte einzureichen. Wir beabsichtigen für die Beförderung und bundesweite Zustellung der Sendungen zumindest teilweise die öffentlich angebotenen Leistungen der Deutsche Post AG (DPAG) in Anspruch zu nehmen. Die DPAG ist auf dem Briefmarkt marktbeherrschend (ständige Spruchpraxis der Bundesnetzagentur; Bundesnetzagentur, Jahresbericht 2016, Seite 95; OVG NRW, Beschl. v. 19.12.2016 – 13 B 936/16). Die DPAG unterliegt hinsichtlich ihrer öffentlich angebotenen Briefbeförderungsleistungen einem gesetzlichen Kontrahierungszwang zu ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen (§ 19 GWB; § 20 GWB; § 28 PostG vgl. auch OLG Düsseldorf, Beschl. v. 13.04.2005, Az. VI-Kart 3/05 (V)).
Briefsendungen, die bei der DPAG zu deren AGB eingeliefert werden, behandelt die DPAG unabhängig vom Absender identisch. Die DPAG unterliegt insofern einem Gleichbehandlungsgebot (§§ 19, 20 GWB; §§ 24, 25 i.V.m. 20 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 PostG; § 2 PDLV). Wir verstehen die Anforderungen an die Konzeptinhalte hier so, dass Bieter das „Ob“ einer vorgesehenen Inanspruchnahme der öffentlich angebotenen Leistungen der DPAG in den Konzepten angeben sollen. Wir gehen davon aus, dass der Bieter die DPAG-Leistungen und deren Abläufe an sich nicht beschreiben soll und es dem Bieter somit nicht zum Nachteil gereicht, wenn er das „Wie“ der DPAG-Leistungsausführung nicht beschreibt. Wie dargelegt handelt es sich um AGB-Leistungen, die die DPAG unabhängig vom Einlieferer zu gleichen Konditionen erbringt. Weite Teile der internen Abwicklung bei der DPAG sind anderen Briefdienstleistern auch gar nicht bekannt. Wir bitten vorsorglich um Bestätigung, dass unsere Auffassung mit dem Verständnis des Auftraggebers übereinstimmt.

Antwort hierauf:
Ja, das verstehen Sie korrekt.

Frage Nr. 7:

Wertung Konzepte
Wir verstehen die Vergabeunterlagen so, dass lediglich die Konzepte „Zustellabwicklung“ und „Prozess einer Sendungsverfolgung“ (nur für die Lose 3 und 4) wertungsrelevant sind, nicht jedoch die Unternehmensdarstellung, das Notfallkonzept, das Konzept Sendungsspitzen, das Konzept Qualitätssicherung und das Konzept zu Umsetzung an die Anforderung der Kostenstellenabrechnung. Wir bitten um Bestätigung, andernfalls um Mitteilung was gelten soll.
Antwort hierauf:
Es wird in diesem Zusammenhang inhaltlich auf die mit veröffentlichten Anlagen „LV_Postdienstleistungen_STASDT_MH_Eignungskriterien.pdf“ sowie „LV_Postdienstleistungen_STADT_MH_Wertungsmatrix_Qualität_Änderung.pdf“ verwiesen. In der ersten Anlage werden sämtliche Eignungskriterien aufgeführt. Für die Beurteilung der Fachkunde von anbietenden Unternehmen werden u.a. folgende Angaben zu Konzepten verlangt:
 Darstellung und Existenz eines Notfallplans,
 Beschreibung und Darstellung zu Sendungsspitzen,
 Darstellung Qualitätssicherung und
 Konzept zur Umsetzung an die Anforderung Kostenstellenabrechnung.

Antwort hierauf:
Die vorgenannten Angaben sind Gegenstand der Eignungsprüfung.
In der zweiten Anlage sind die lt. Leistungsverzeichnis aufgeführten qualitativen Bewertungskriterien aufgeführt (siehe hierzu die Ausführungen lt. Anlage 1 zur Rahmenvereinbarung über die Beauftragung von Postdienstleistungen 2022 – 2025). Es handelt sich hierbei um Bewertungskriterien, zu denen das anbietende Unternehmen nach Losen aufgeteilt bzw. auch losübergreifend zutreffend Aussagen formulieren soll. Diese Aussagen werden, wie in der Wertungsmatrix dargelegt, mit einer zu vergebenen Punktzahl bewertet. Die erreichte Gesamtpunktzahl bei Qualität je LOS wird mit 60% gewichtet.

Frage Nr. 8:

Losübergreifende Unterlagen und Konzepte
Wir bitten um Bestätigung, dass Bieter welche für mehr als ein Los ein Angebot abgeben, die geforderten Unterlagen wie beispielsweise den Berufs- oder Handelsregisterauszug, Lizenz und Unbedenklichkeitsbescheinigung nur einmal einreichen müssen.
Ferner bitten wir um Bestätigung, dass die Konzepte auch losübergreifend eingereicht werden können, soweit die Abläufe identisch sind und die Konzepte entsprechend kenntlich gemacht wurden.

Antwort hierauf:
Nachweise über die berufliche Leistungsfähigkeit des anbietenden Unternehmens müssen im o.g. Fall nur einmal beigefügt werden. Die geforderten Konzepte dürfen losübergreifend eingereicht werden, falls die Abläufe identisch sind.

Frage Nr. 9:
Referenzen:

9.1)
Im Formblatt „Referenzprüfung“ ist u.a. folgender Hinweis enthalten: „Für die Referenzprüfung ist es erforderlich, dass mindestens zwei der aufgeführten Referenzen telefonisch und/oder per Mail erreicht werden können. Falls dies trotz wiederholter Versuche nicht möglich ist, kann die Referenzprüfung nicht abgeschlossen werden. Das Angebot muss in diesem Fall dann ausgeschlossen werden. Das Angebot wird ebenfalls ausgeschlossen, falls das anbietende Unternehmen bzw. ein Mitglied oder mehrere Mitglieder einer Bietergemeinschaft die Beantwortung der u.a. Fragen selbst durchführen und somit eine Eigenbewertung vornehmen!“
Gem. § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV kann eine Liste der in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers verlangt werden. Ob und wie der Referenzgeber erreichbar ist, ist nach dem Wortlaut der Vorschrift gerade nicht Bestandteil einer geeigneten Referenz, denn die Erreichbarkeit trifft keine Aussage über Qualität der erbrachten Referenzleistung des Bieters. Die Anforderung ist damit vergaberechtswidrig. Ferner hat es der Bieter auch gar nicht in der Hand, ob der

Referenzgeber zu einem beliebig vom Auftraggeber bestimmten Zeitpunkt erreichbar ist oder nicht.
Darüber hinaus wird ein Angebot ausgeschlossen, wenn der Referenzgeber trotz wiederholter Versuche nicht erreichbar ist. Diese Anforderung öffnet Tür und Tor für willkürliche Angebotsausschlüsse. Die Bieter haben keinerlei Einfluss auf etwaige Abwesenheiten des entsprechenden Ansprechpartners beim Referenzgeber sowie über die Ausgestaltung der Vertretungsregelungen beim Referenzgeber. Völlig unklar ist auch, was der Auftraggeber unter „wiederholte Versuche“ versteht. Sind dies 2, 3 oder mehr Versuche?
Ein etwaiger Angebotsausschluss wegen fehlender Erreichbarkeit des Referenzgebers ist darüber hinaus auch unzulässig. Ein Angebot kann aufgrund der in § 57 VgV genannten Gründe z.B. bei Nichterfüllung der Eignungskriterien ausgeschlossen werden. Die Erreichbarkeit des Referenzgebers ist aber schon kein zulässiges Eignungskriterium (s.o.). Ein darauf beruhender Angebotsausschluss wäre unzulässig.
Die vorgenannten Anforderungen verletzen uns in unseren Bieterrechten, da sie intransparent und unverhältnismäßig sind (§ 97 Abs. 1 GWB). Wir fordern zur Abhilfe (§ 160 Abs. 3 GWB) und Streichung der oben genannten Referenzanforderung auf.

Antwort hierauf:
Der Rüge wird abgeholfen. Es wurde eine geänderte Fassung des Dokuments Referenzprüfung hochgeladen. Bitte verwenden Sie für die Angebotserstellung ausschließlich die geänderte Fassung.

9.2

Darüber hinaus enthält das Dokument einen Fragekatalog mit Fragen für den Referenzgeber. Fordert der öffentliche Auftraggeber von den Bietern die Angabe von Referenzen, ist er berechtigt, die Referenzen durch ein Auskunftsverlangen beim früheren Auftraggeber zu überprüfen. Die Kontaktaufnahme hat sich jedoch auf die Richtigkeit der Angaben des Bieters und die ordnungsgemäße Leistungserbringung zu beschränken. Wir fordern daher zur Streichung des Fragenkatalogs im Dokument „Referenzprüfung“ auf.

Antwort hierauf:
Es wird in diesem Zusammenhang auf die Beantwortung zu Nr. 9.1 sowie auf die hochgeladene geänderte Fassung des Dokuments „Referenzprüfung“ verwiesen.

9.3

Wir bitten im Zusammenhang mit der Referenzanforderung um Beantwortung der nachfolgenden Bieterfrage:
Gemäß dem Dokument „Referenzprüfung“ müssen Bieter mindestens drei Referenzen angeben.
Wesentlich ist hierbei, dass nur Referenzen angegeben werden, mit denen in Bezug auf das Postaufkommen vergleichbare Jahresvolumina befördert wurden, wie in den Losen 1 bis 4 vorgegeben. Wir bitten um Bestätigung, dass Bieter, welche auf mehr als ein Los ein Angebot abgeben auch drei Referenzen zusammenfassend für alle Lose einreichen dürfen, sofern die kumulierten Jahresvolumina der betreffenden Lose abgedeckt werden.
Wir bitten ferner um Bestätigung, dass sich die Vergleichbarkeit der Dienstleistungsverträge auf Art und Umfang der Sendungen, nicht aber auf das Zustellgebiet (insbesondere bei Los 1) beziehen.

Antwort hierauf:
Ja, es dürfen zusammenfassend drei Referenzen für mehrere Lose genannt werden. Die Vergleichbarkeit der Dienstleistungsverträge bezieht sich hierbei ausschließlich auf Art und Umfang der Sendungen.

Frage Nr. 10:

Konzept Sendungsspitzen
In dem Dokument „Bekanntmachung_Angebotsaufforderung_0“ heißt es:
„Beschreibung bzw. Darstellung über die Existenz eines Konzepts für die Verarbeitung von stark erhöhten Versandaufkommen, z. B. vor Feiertagen (Weihnachtszeit). In diesem Zusammenhang ist darzulegen, wie auch bei kurzfristig auftretenden Versandspitzen die vereinbarte Postdienstleistung ohne Qualitätseinbußen ausgeführt wird. Hierbei ist
insbesondere darauf einzugehen, wie die zugesagten Laufzeiten auch bei vorübergehend sehr hohen Beförderungsmengen eingehalten werden.
Bitte gehen Sie auch auf die zur Verfügung stehenden personellen und technischen Kapazitäten ein. Bitte fügen Sie diese Beschreibung als gesonderte Anlage dem Angebot bei.“
Wir verstehen dies so, dass im Rahmen des Konzeptes für die Verarbeitung von stark erhöhten Versandaufkommen auf die zur Verfügung stehenden personellen und technischen Kapazitäten eingegangen werden soll und kein separates Konzept zum Personal und zur Technik einzureichen ist. Wir bitten um Bestätigung.

Antwort hierauf:
Ja, das verstehen Sie korrekt.

Frage Nr. 11

Konzept Zustellabwicklung
Eine der Anforderungen an das wertungsrelevante Konzept zur Zustellabwicklung lautet: „Wie vermeiden Sie, dass Sendungen nicht zurückgesandt werden, obwohl sie objektiv zustellbar gewesen wären“.
Wir gehen von einem redaktionellen Versehen aus. Nach unserer Auffassung müsste die Anforderung wie folgt lauten: „Wie vermeiden Sie, dass Sendungen zurückgesandt werden, obwohl sie objektiv zustellbar gewesen wären. (ungerechtfertigte Rücksendung).“ Wir bitten um Bestätigung unserer Auffassung sowie um Korrektur der Vergabeunterlagen.

Antwort hierauf:
Ja. Ihre Auffassung ist korrekt. Es wird eine korrigierte Fassung der Anlage „LV_Postdienstleistungen_STADT_MH_Wertungsmatrix_Qualität.pdf“ hochgeladen.

Frage Nr. 12:
Einzureichende Unterlagen
12.1
Wir verstehen die Vergabeunterlagen so, dass folgende Dokumente nur der Information dienen und nicht vom Bieter auszufüllen und einzureichen sind:
„LV_Postdienstleistungen_STADT_MH_Eignungskriterien“ „LV_Postdienstleistungen_STADT_MH_Wertungsmatrix_Preise“ „LV_Postdienstleistungen_STADT_MH_Wertungsmatrix_Qualität“
„LV_Postdienstleistungen_STADT_MH_Wertungsmatrix_Zusammenfassung“

Antwort hierauf:
Ja, dies verstehen Sie korrekt.

12.2
Die Vergabeunterlagen enthalten sowohl ein Preisblatt pro Los als *.pdf als ein Losübergreifendes Preisblatt als *.xlsx
Wir bitten um Mitteilung welche Variante mit dem Angebot einzureichen ist.

Antwort hierauf:
Das im Excel-Format beigefügte Preisblatt muss ausgefüllt und mit Angebotsabgabe im Vergabesystem hochgeladen werden. Hinweis hierzu: Die Angebotsabgabe erfolgt als PDF.

12.3
Den Vergabeunterlagen ist das Dokument „RV-Postdienstleistungen_STADT_MH_final“ beigefügt. Wir verstehen die Vergabeunterlagen so, dass dieses Dokument nur der Information dient und nicht ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen ist.

Antwort hierauf:
Nein, dies verstehen Sie falsch. Es handelt sich bei diesem Word-Dokument um die Vertragsurkunde. In diesem Dokument sind die einzutragenden Angaben farblich markiert. Dieses Dokument muss mit Angebotsabgabe eingereicht werden.

12.4
Sollte die Vergabestelle dies verneinen und das Dokument muss ausgefüllt eingereicht werden, bitten wir um Bestätigung, dass Feld „Stempel & Unterschrift“ gemäß Seite zwei des Dokumentes „Bekanntmachung_Angebotsaufforderung_0“ in Textform auszufüllen und anstelle der Unterschrift der Name des Erklärenden in Druckbuchstaben sowie anstelle des Stempels der Name der Firma in Druckbuchstaben anzugeben sind.

Antwort hierauf:
Die Angebotsabgabe erfolgt in Textform. Hierfür ist ausreichend, dass im Unterschriftenfeld des vorgenannten Dokuments der Name des Erklärenden und der Name der Firma jeweils in Druckbuchstaben eingetragen wird. Dieses Dokument muss ausgefüllt und mit Angebotsabgabe im Vergabesystem hochgeladen werden. Hinweis hierzu: Die Angebotsabgabe erfolgt als PDF.

Frage Nr. 13:

Checkliste der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen
Aufgrund der genannten Unklarheiten regen wir an, den Bietern eine Checkliste hinsichtlich der einzureichenden Unterlagen zur Verfügung zu stellen, aus der klar hervorgeht, welche Unterlagen vom Bieter zu welchem Zeitpunkt sowie welche Angaben zu welchem Zeitpunkt einzureichen sind. Eine Checkliste hätte nicht nur für die Bieter Vorteile, sondern auch für die Vergabestelle. Durch eine Checkliste dürften sich die nachzufordernden Unterlagen erheblich reduzieren.

Antwort hierauf:
Die Bereitstellung einer gesonderten Checkliste ist nicht erforderlich.

Frage Nr. 14:
Gem. Ziffer 8 der Rahmenvereinbarung über die Beauftragung von Postdienstleistungen 2022 - 2025 haftet die Auftragnehmerin haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen und für alle Schäden, die sie oder ihre beauftragten Subunternehmen schuldhaft verursachen. Dies gilt auch bei leichter Fahrlässigkeit. Alle Bieter müssen im Rahmen der Leistungserbringung zumindest ergänzend auf die DPAG zurückgreifen. Ein bundesweit flächendeckendes Beförderungsnetz betreibt ausschließlich die DPAG. Alle alternativen Briefdienste müssen bei Adressierung einer Sendung an eine Großkundenpostleitzahl, ein Postfach oder in ein Gebiet, in welchem sie nicht selbst zustellen oder über einen Kooperationspartner verfügen, diese Sendungen zur Zustellung an die DPAG übergeben. Die Bieter sind von haftungsauslösenden Sachverhalten, die innerhalb der Leistungserbringung der DPAG eintreten, grundsätzlich von der Haftung zu befreien; da sie die Sendungen mit der Übergabe an die DPAG sprichwörtlich „aus der Hand“ geben. Wir bitten daher um Bestätigung, dass eine Haftung nach Ziffer 8 der Rahmenvereinbarung über die Beauftragung von Postdienstleistungen 2022 – 2025 nur dann erfolgt, wenn der Auftragnehmer nicht nachweisen kann, dass das haftungsauslösende Ereignis in die Tätigkeit der DPAG fällt.

Antwort hierauf:
Es wird keine Änderung der Haftungsregelung vorgenommen.

Frage Nr. 15:

PremiumAdress
Laut LV_Postdienstleistungen_STADT_MH_final hat die Auftragnehmerin bei Feststellen aus ihrer Kenntnis der Verhältnisse im Zustellbezirk, dass eine Adressangabe auf der zuzustellenden Sendung nicht korrekt ist, die betreffende Sendung unter der ihr bekannten richtigen Anschrift des Adressaten zuzustellen. Der Auftraggeberin ist die korrekte Adresse zu übermitteln.
Ferner muss die Auftragnehmerin im Falle, dass ein Empfangsberechtigter unter der angegebenen Adresse nicht zu ermitteln ist, nach Möglichkeit die neue Adresse recherchieren, bei Ermittlung einer neuen Adresse einen erneuten Zustellversuch (Nachsendung) unternehmen und bei Erfolg die aktuelle Zustelladresse an die Auftraggeberin übermitteln.
Für die Zustellung der bundesweiten Sendungen sowie für Sendungen, die an Postfachanschriften bzw. Großkundenpostleizahlen adressiert sind, nehmen wir ergänzend die Leistungen der DPAG in Anspruch. Da nur die Deutsche Post AG als Universaldienstleister über ein bundesweites Zustellsystem verfügt, sind alle Mitbewerber auf die Inanspruchnahme von Leistungen der DPAG angewiesen.
Die geforderten Leistungen (Mitteilung der neuen Anschrift an den Auftraggeber UND Nachsendung an die neue Anschrift) ist bei Übergabe von Sendungen an die Deutsche Post AG nur durch Nutzung des kostenpflichtigen Produktes PremiumAdress möglich; dabei kann nur der Absender selbst den Vertrag mit der Deutschen Post AG abschließen.
Wir bitten daher um Bestätigung, dass die Auftraggeberin selbst einen Vertrag mit der Deutschen Post AG über das Produkt PremiumAdress abschließt, sodass auch für an die DPAG zur Zustellung übergebene Sendungen die Leistungserbringung sichergestellt werden kann.
Alternativ ersuchen wir Sie die Leistungsanforderung dahingehend anzupassen, dass
1) entweder die Sendung an die Nachsendeadresse zuzustellen ist, oder
2) die Sendung mit ermittelter Nachsendeadresse an die Auftraggeberin zurückzugeben ist (umsetzbar durch eine Vorausverfügung "Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück!").

Antwort hierauf:
Es wird auf die geänderten Anforderungen im Dokument „Leistungsverzeichnis über die Beauftragung von Postdienstleistungen 2022 – 2025“ verwiesen.
Sendungen mit ermittelter Nachsendeadresse sind an die Auftraggeberin zurückzugeben. Die Auftraggeberin wird ggfs. mit der Deutschen Post AG einen „PremiumAdress“ Vertrag abschließen.

Frage Nr. 16:

Sendungsströme
1. Laut den Vergabeunterlagen werden die Sendungen die Sendungen des Loses 2 bundesweit, außerhalb der Leitregion 45… zugestellt.
Um das Angebot für Ihr Haus möglichst präzise kalkulieren zu können, sind weitere Angaben zur räumlichen Sendungsverteilung hilfreich.
Wir bitten daher um Mitteilung, wie sich der Anteil der Sendungen auf die einzelnen Leitregionen verteilt, z. B. durch Mengen je Sendungsart/ pro Leitregion.
2. Ferner bitten wir um Mitteilung der jeweiligen Sendungsströme für die Lose 2 und 3

Antwort hierauf:
Ein Postaufkommen/Sendungsstrom wird nur für den PLZ-Raum 45 ermittelt.
Die Ermittlung eines Sendungsaufkommens in andere Regionen ist nicht durchführbar.

Frage Nr. 17:

Nachlässe
Die Preisblätter bieten die Möglichkeit 3 prozentuale Preisnachlässe zu gewähren.
Die Höhe des Nachlasses legt die Vergabestelle vollständig in die Hände der Bieter. Aus unserer Sicht könnten abweichend angebotene Nachlässe der jeweiligen Bieter die Vergleichbarkeit der abgegebenen Angebote für die Vergabestelle erheblich erschweren. Wir regen wir daher zur erhöhten Verfahrenstransparenz an, vollständig auf die Vereinbarung von Nachlässen zu verzichten.
Sollte die Vergabestelle an der Möglichkeit eines Preisnachlasses durch die Bieter festhalten wollen, bitten wir um Klarstellung allen Anbietern gegenüber, dass die Vergabestelle im Rahmen der Bewertung der angebotenen Bieterpreise die von diesen möglicherweise eingeräumten Preisnachlässen nicht von den angebotenen Endbeträgen subtrahieren oder in sonstiger Weise mit diesen verrechnen wird.
Darüber hinaus bitten wir die Vergabestelle um Bestätigung, dass die Gewährung bzw. Nichtgewährung von Preisnachlässen in keiner Weise Einfluss auf die Bewertung der abgegebenen Angebote hat.

Antwort hierauf:
Das Preisblatt je LOS wurde diesbezüglich geändert. Bitte verwenden Sie ausschließlich die geänderte Fassung für die Angebotserstellung.

Frage Nr. 18:
Preisanpassung
Gemäß Ziffer 6.3 der Rahmenvereinbarung über die Beauftragung von Postdienstleistungen 2022 – 2025 sind während der in Ziffer 2 vereinbarten Mindestlaufzeit Preiserhöhungen ausgeschlossen. Preisanpassungen während der Vertragsverlängerung jeweils für die Vertragslaufzeit in folgenden Fällen zugelassen:
1. Änderung/Anhebung der gesetzlichen Mehrwertsteuer
2. Erhöhung bei den Portokosten bis zu der von der Bundesnetzagentur abgestimmten und genehmigten Obergrenze
Für die Beförderung und Zustellung der Sendungen müssen alle Bieter zumindest teilweise die öffentlich angebotenen Leistungen der DPAG in Anspruch nehmen, da nur diese ein bundesweit flächendeckendes Zustellnetz aufweist und eine Zustellung an Postfachanschriften und Großkundenpostleitzahlen nur über die DPAG möglich ist.
Neben einer genehmigungspflichtigen Veränderung der Portopreise durch die DPAG, welche sich auf die von einem Auftragnehmer an die DPAG zu zahlenden Teilleistungsentgelte auswirkt, kann die Deutsche Post AG auch die Teilleistungsrabatte jederzeit ändern, ohne dass es hierzu einer Entscheidung der Bundesnetzagentur bedarf. Der eintretende Effekt einer Kostensteigerung, auf die keinerlei Einfluss genommen werden kann, ist für alle potentiellen Bieter in beiden Fällen identisch.
Wir bitten daher um Anpassung der Preisanpassungsklausel, nach der sowohl bei Veränderung der genehmigungspflichtigen Portopreise als auch bei Veränderung der nicht genehmigungspflichtigen Teilleistungsrabatte seitens der DPAG eine Preisanpassung verlangt werden kann.
Ferner möchten wir darauf hinweisen, dass die DPAG ihre Teilleistungs- und sonstigen Rabatte jederzeit verändern kann. Wir bitten daher die Preisanpassungsklausel dahingehend zu verändern, dass eine Preisanpassung nicht erst ab dem zweiten Vertragsjahr erfolgen darf, sondern im Falle einer Anpassung der Teilleistungs- und sonstigen Rabatte durch die DPAG bereits vor Ablauf des 1. Vertragsjahres.
Darüber hinaus regen wir an, in die Preisanpassungsklausel auch den Fall der Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohnes einzubeziehen. Das Bundeskabinett hat die Dritte Verordnung zur Anpassung der Höhe des gesetzlichen Mindestlohns vom 09.11.2020 (MiLoV3) beschlossen. Die Erhöhung des Mindestlohns je Zeitstunde erfolgt(e) in Stufen:
• zum 1. Juli 2021 auf 9,60 EUR
• zum 1. Januar 2022 auf 9,82 EUR
• zum 1. Juli 2022 auf 10,45 EUR
Der Umfang nachfolgender Erhöhungen ist – auch im Hinblick auf die zukünftige Regierungsbildung- derzeit unbekannt, nicht vorhersehbar und damit nicht kalkulierbar. Der hier ausgeschriebene Vertrag hat indes eine Laufzeit maximal bis zum 31.01.2025.
Wir bitten daher hiermit um Aufnahme einer Kostenelemente-Klausel im Vertrag wie folgt:
„Sofern eine Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns für die ersten sechs Monate des Jahres 2022 über 9,82 Euro/Stunde hinaus und für die zweite Jahreshälfte 2022, das Jahr 2023, das Jahr 2024 und für das Jahr 2025 oder danach über 10,45 Euro/Stunde hinaus zu Mehrkosten der Auftragnehmerin führen, kann die Auftragnehmerin eine kostendeckende Entgelterhöhung vornehmen.“
Vorsorglich möchten wir ergänzend darauf hinweisen, dass die vorgeschlagene Kostenelemente-Klauseln wegen Mindestlohnänderungen auch im wirtschaftlichen Interesse Ihres Hauses sein dürfte. Denn mit dieser Klausel muss Ihr Haus die Steigerungen nur ab dem Zeitpunkt und in dem Umfang bezahlen, indem sich die darin niedergelegten Tatbestände realisieren. Anders gewendet helfen die vorgeschlagenen Klauseln punktgenau,
Risikoaufschläge zu vermeiden, die Ihr Haus ohne derartige Klauseln vom ersten Tag an und selbst dann bezahlen müsste, wenn sich die vom künftigen Auftragnehmer angenommenen Risiken nicht oder nicht in der vorab antizipierten Weise realisieren.
Eine Einbeziehung dieses Falls hätte für die Vergabestelle den Vorteil, dass das Risiko der Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohnsatzes zum Zeitpunkt der Angebotserstellung nicht eingepreist werden müsste. Dadurch könnte die Vergabestelle im Ergebnis während der gesamten Vertragslaufzeit einen günstigeren Preis erzielen, sollten Änderungen beim Mindestlohn nicht eintreten.

Antwort hierauf:
Es wird auf die vorgenommene Änderung in Ziffer 6.3 des Dokuments „Rahmenvereinbarung über die Beauftragung von Postdienstleistungen 2022 – 2025“ verwiesen. Darüber hinaus werden keine weiteren Änderungen vorgenommen.

Frage Nr. 19:
Wertungskriterium Laufzeit
Gemäß der Anlage „LV_Postdienstleistungen_STADT_MH_Wertungsmatrix_Qualität“ wird mit jeweils 200 Punkten positiv bewertet, wenn bei regionalen Sendungen die Menge der durchschnittlich pro Jahr zugestellten Sendungen unter E+1 fällt und bei > 90% liegt, bzw. wenn bei überregionalen Sendungen die Menge der durchschnittlich pro Jahr zugestellten Sendungen unter E+2 fällt und bei > 90% liegt. Die Wertung der Laufzeit sieht weiterhin vor, dass es jeweils mit 0 Punkten bewertet wird, wenn bei regionalen Sendungen die Menge der durchschnittlich pro Jahr zugestellten Sendungen unter E+2 fällt und bei > 90% liegt, bzw. wenn bei überregionalen Sendungen die Menge der durchschnittlich pro Jahr zugestellten Sendungen unter E+3 fällt und bei > 90% liegt. Eine Abstufung der Wertungspunkte je nach Laufzeit findet nicht statt.
Das beschriebene Zuschlagskriterium ist wettbewerbsbeschränkend, ohne dass ein anerkennungsfähiger Sachgrund für die Beschränkung bestehen würde (§ 97 Abs. 1 GWB). Das Kriterium ist damit auch diskriminierend (§ 97 Abs. 2 GWB).
Allein die Deutsche Post AG (DPAG) wirbt damit, für die nachgefragte regionale und bundesweite Zustellung E+1-Laufzeitquoten von über 90% erbringen zu können. Die DPAG und ihre Tochterunternehmen bieten vergleichbare Laufzeitquoten offenbar öffentlichen Auftraggebern gegenüber teils an. Unser Unternehmen wird hingegen nicht in der Lage sein, hier vergleichbar hohe Punktzahlen zu erreichen, es sei denn, sie würde auf die Eigenzustellung ganz oder teilweise verzichten (und mehr Briefsendungen als sonst nötig an die DPAG zur Zustellung übergeben); gleichzeitig müsste unser Unternehmen das Risiko eingehen, dass die DPAG ihr gegenüber die zunächst zu erwartenden Laufzeitquoten künftig nicht einhalten könnte. Die DPAG sichert anderen Kundengruppen als öffentlichen Auftraggebern – und insbesondere anderen Briefdienstleistern – keine Laufzeitquoten vertraglich zu.
Unsere Unternehmen ist in der eigenen Zustellung und mit Kooperationspartnern aus dem Bereich der alternativen Zustelldienste künftig nicht in der Lage, E+1-Laufzeitquoten von 90% oder mehr zu erreichen. Nach unserer Einschätzung auf Kenntnis der Marktlage wird keine andere Zustellorganisation in der Lage sein, vergleichbar hohe E+1-Zustellquoten zu

leisten wie die DPAG. Damit wirkt das Zuschlagskriterium einseitig zugunsten der DPAG-Zustellung. Die Leistungen der alternativen Zustelldienstleister werden durch das Zuschlagskriterium diskriminiert, soweit sie sich nicht darauf beschränken wollen, Postsendungen bloß einzusammeln und zur weiteren Beförderung und Zustellung an die DPAG zu übergeben. Und auch bei einer Übergabe der Sendungen an die DPAG zur Zustellung kann nicht zugesichert werden, dass dauerhaft Quoten von E+1>90 % erreicht werden
Ein anerkennungsfähiger Grund für die resultierende Wettbewerbsbeschränkung besteht nicht. Eine E+1-Quote oberhalb des PUDLV-Niveaus ist daher kein zulässiges Zuschlagskriterium. Mit Beschluss vom 11.09.2018 (Az. 13 Verg 4/18) hat das OLG Celle entschieden, dass die Bewertung einer über einen vertraglichen Grundstandard hinausgehenden E+1-Laufzeitenquote als Zuschlagskriterium grundsätzlich unzulässig ist. Die Grenze zur Vergaberechtswidrigkeit ist demnach nämlich überschritten, wenn qualitativen Wertungskriterien einzeln oder in ihrer Gesamtheit ein Gewicht zugemessen würde, das sachlich nicht zu rechtfertigen ist und deshalb die Annahme nahelegt, dass die Kriterien so ausgestaltet wurden, dass nur ein oder einzelne Unternehmen realistische Aussichten auf den Zuschlag haben, während andere Anbieter trotz Vergabe im offenen Verfahren und objektiv gegebener Eignung von vornherein chancenlos wären. Zu berücksichtigen ist auch, ob die Kriterien dem mit ihrer Bestimmung verfolgten Zweck, das
wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln, zuwiderlaufen oder sachfremde Erwägungen angestellt werden (OLG Celle, a.a.O.).
So liegt der Fall für die nachgefragten Zustelldienstleistungen auch hier. Die aus dem gewählten Zuschlagskriterium resultierenden Wettbewerbsverzerrungen sind auch nicht etwa aufgrund des Interesses Ihres Hauses an einer zeitnahen Zustellung notwendig oder sonst gerechtfertigt. Eine zeitnahe Zustellung für eine bestimmte, eilbedürfte Einzelsendung lässt sich auch mit einer hohen E+1-Quote nicht sicherstellen, denn diese Sendung könnte immer auch zur Restquote gehören.
Das Interesse an schneller Durchschnittszustellung kann auch durch andere Vorgaben gesichert werden, die auch Wettbewerbsunternehmen der DPAG ermöglichen, konkurrenzfähige Angebote mit Eigenleistungen abzugeben (so auch das OLG Celle a.a.O.). So kann beispielsweise durch Verweis auf die Regelungen der PUDLV die Einhaltung von Brieflaufzeitquoten von E+1=80% und E+2=95 % im Jahresdurchschnitt vereinbart werden (vgl. § 2 Nr. 3 PUDLV). Das OLG Celle sah bereits bei einer vertraglichen Mindestanforderung von E+295% keinen hinreichenden Grund, darüber hinaus auch noch ein Zuschlagskriterium für eine E+1-Quote zu bilden (a.a.O.).
Ferner enthält die Wertung keine graduellen Abstufungen der Sendungslaufzeit. Erreicht ein Bieter die geforderten Quoten (regional/bundesweit) erhält er die Höchstpunktzahl. Verfehlt er die genannten Quoten zur Erreichung der Höchstpunktzahl, und sei es nur um 1 %, erhält er 0 Punkte. Dies wirkt umso wettbewerbsverzerrender zugunsten des marktbeherrschenden Unternehmens, weil eben dieses Unternehmen mit Laufzeitquoten wirbt, die jeweils für die Erreichung der Höchstpunktzahl notwendig sind (https://www.deutschepost.de/de/q/qualitaet_gelb.html).
Darüber hinaus ist die Qualitätswertung der Laufzeit auch deshalb intransparent, weil aus den Vergabeunterlagen nicht hervorgeht, ob das Los 3 sowohl regionale als auch überregionale Sendungen beinhalten. Sollte letzteres der Fall sein, könnten mit dem Kriterium Laufzeit in Los 3 zu 400 Punkte erzielt werden, während in den Losen 1 und 2 nur jeweils 200 Punkte erzielt werden können. Die Gewichtung der einzelnen Kriterien ist somit pro Los nicht erkennbar.
Wir fordern zur Streichung des Zuschlagskriteriums auf.

Antwort hierauf:
Der Rüge wird abgeholfen. Die qualitativen Anforderungen wurde auf der Grundlage der lt. geltenden Bestimmung gemäß § 2 Nr. 3 Post-Universaldienstleistungsverordnung (PUDLV) definierten Qualitätsmerkmalen für die Briefbeförderung überarbeitet. Es wird auf die hochgeladene geänderte Wertungsmatrix verwiesen. Bitte verwenden Sie ausschließlich die geänderte Wertungsmatrix für die Angebotserstellung.

Frage Nr. 20: (Rüge)
Wertungskriterium Praktikumsplatz
Gemäß der Anlage „LV_Postdienstleistungen_STADT_MH_Wertungsmatrix_Qualität“ wird die Bereitstellung eines Praktikumsplatzes mit 50 Punkten positiv bewertet. Gemäß den gesetzlichen Anforderungen müssen die Wertungskriterien mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen (§ 127 Abs. 3 GWB). Ob ein Praktikumsplatz zur Verfügung gestellt werden kann, ist kein leistungsbezogenes Kriterium, sondern eine Bedingung, die sich allgemein auf die Unternehmens- und Ausbildungspolitik bezieht. Es ist nicht zulässig, losgelöst vom Beschaffungsgegenstand von Bietern eine bestimmte Politik der sozialen Verantwortung zu verlangen (Verordnungsbegründung zu § 58 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 VgV, BR-Drs. 87/16, 213.)
Wir fordern zur Abhilfe und zur Streichung des Wertungskriteriums „Praktikumsplatz“ auf.

Antwort hierauf:
Der Rüge wird abgeholfen. Diesbezüglich wird auf die hochgeladene geänderte Wertungsmatrix verwiesen. Bitte verwenden Sie ausschließlich die geänderte Wertungsmatrix für die Angebotserstellung.

Frage Nr. 21: (Rüge)
Wertungsmatrix intransparent
Wir bitten ferner um Verständnis, dass wir die vorgesehene Matrix zur Qualitätswertung insgesamt als intransparent beanstanden (§ 127 Abs. 1, Abs. 4 GWB). Ausweislich Art. 67 Abs. 3 VRL stehen die Zuschlagskriterien mit dem Auftragsgegenstand in Zusammenhang, wenn sie sich auf die gemäß dem Auftrag zu erbringenden Dienstleistungen beziehen. Mangels ergänzender Hinweise geht aus der Wertungsmatrix nicht hervor, ob diese grundsätzlich für alle Lose gilt oder, ob nur einzelne Wertungskriterien für bestimmte Lose gelten. Sofern sich die Wertungsmatrix Qualität auf alle Lose bezieht, fehlt hinsichtlich der Laufzeitanforderungen jeweils die Verbindung mit dem Auftragsgegenstand (§ 127 Abs. 1 S. 1 GWB) wie folgt:
• Nur in Los 1 sind regionale Briefsendungen enthalten. Eine Laufzeitbewertung überregionaler Sendungen steht nicht in Verbindung mit dem Auftragsgegenstand.
• Nur in Los 2 sind überregionale Sendungen enthalten. Eine Laufzeitbewertung regionaler Sendungen steht nicht in Verbindung mit dem Auftragsgegenstand.
• In Los 4 ist die elektronische Erfassung von Zustellurkunden ausgeschrieben. Die Angabe von Brieflaufzeiten (regional/überregional) steht nicht in Verbindung mit dem Auftragsgegenstand.
Durch die fehlenden Verbindungen zum Auftragsgegenstand ist auch nicht klar, wie viele Punkte je Los überhaupt erreicht werden können und wie sich die Bewertung je Los zusammensetzt.
Darüber hinaus findet der Prozess zur Sendungsverfolgung nur in Los 3 statt. Bei den Losen 1, 2 und 4 fehlt jeweils die Verbindung mit dem Auftragsgegenstand. Gemäß der Anlage „LV_Postdienstleistungen_STADT_MH_Wertungsmatrix_Qualität“ wird die
Sendungsverfolgung mit jeweils 0 – 75 Punkten bewertet. Die Bewertung dieses Kriteriums kann somit nur in Los 3 einfließen. Infolgedessen ergeben sich für das Los 3 mehr Wertungskriterien als für die Lose 1, 2 und 4 wodurch sich Gesamtgewichtung der einzelnen Wertungskriterien verschiebt.
Die beschriebenen Unklarheiten eröffnen die Gefahr willkürlicher Bewertungen. Wir bitten um Verständnis, dass wir zur Abhilfe und Korrektur der Wertungsmatrix auffordern.
Aus diesen Gründen und den vorangegangenen Aspekten mit Bezug auf die Wertungskriterien „Laufzeit“ und „Praktikumsplatz“ regen wir an eine transparente Wertungsmatrix je Los bereitzustellen.

Antwort hierauf:
Der Rüge wird abgeholfen. Diesbezüglich wird auf die hochgeladene geänderte Wertungsmatrix verwiesen. Die qualitativen Anforderungen wurden überarbeitet und nach Losen zugeordnet. Bitte verwenden Sie ausschließlich die geänderte Wertungsmatrix für die Angebotserstellung.

Frage Nr. 22:

Maschinenlesbarkeit
Wir gehen davon aus, dass die Stadt Mülheim Briefsendungen zu weit überwiegenden Teilen mittels Computerdruck adressiert bzw. adressieren lässt. Wir gehen deshalb ferner davon aus, dass der künftige Auftragnehmer vollständig oder fast vollständig maschinenlesbare Sendungen erhalten wird. Handschriftliche Adressierungen dürften allenfalls Ausnahmen bilden (weniger als 3% der Sendungen).
Wir bitten um Bestätigung, anderenfalls um Mitteilung, was gelten soll. Eine genaue Angabe zum prozentualen Anteil maschinenlesbarer bzw. nichtlesbarere Sendungen ist zwingend erforderlich, sofern die Nichtlesbarkeit von weniger als 3% nicht zugesichert werden kann.

Antwort hierauf:
Es wird auf die Beantwortung von Bieterfrage Nr. 2 verwiesen.

Frage Nr. 23:
Nachweise von Nachunternehmern (DPAG)
Als sog. „Konsolidierungsunternehmen“ verfügen wir über keine eigene Zustellstruktur, sondern greifen auf die öffentlich angebotenen Teilleistungen der Deutsche Post AG (DPAG) zurück. Dies bedeutet, dass wir Sendungen bei unseren Kunden abholen und zur Zustellung an die DPAG übergeben. Die DPAG ist Konsolidierungsunternehmen gegenüber verpflichtet, die von diesen Unternehmen in ihren Briefzentren aufgelieferten Sendungen zuzustellen.
Die DPAG steht zu den Mitbewerbern auf dem deutschen Briefmarkt im Wettbewerb und gibt daher keinerlei Erklärungen, Nachweise oder sonstige Unterlagen zu deren Gunsten im Vergabeverfahren ab. Wir gehen daher davon aus, dass von einem Bieter im Vergabeverfahren für den Fall der Inanspruchnahme der öffentlich angebotenen Leistungen der DPAG keinerlei Unterlagen, Nachweise oder sonstige Angaben vorzulegen sind. Wir bitten diesbezüglich um Bestätigung.

Antwort hierauf:
Es wird auf die Beantwortung von Bieterfrage Nr. 12 zu Ziffer 4 verwiesen.

Frage Nr. 24:

Nachkommastellen
Es ist marktüblich, dass in Verträgen über Briefvolumina hiesiger Größenordnung Einzelpreise bis auf die vierte Nachkommastelle genau vereinbart werden (z. B. 0,1234 EUR). Den Ausschreibungsunterlagen kann kein Hinweis entnommen werden, auf wie viele Nachkommastellen ein Bieter seine Einzelpreise in die Preisblätter eintragen soll. Wir gehen davon aus, dass diese Entscheidung gegenwärtig in das Ermessen der Bieter gestellt ist und bitten um Bestätigung dieser Einschätzung.
Ferner gehen wir auch davon aus, dass von der Vergabestelle zwecks Vergleichbarkeit der jeweiligen Einzelpreise eine verbindliche Vorgabe dahingehend gewollt ist, dass alle Bieter ihre Einzelpreise in den Preisblättern einheitlich auf eine bestimmte Nachkommastelle genau angeben (z. B: „0,1234 EUR“). Sollte diese Einschätzung zutreffen, bitten wir die Vergabestelle, allen Bietern gegenüber klarzustellen, dass die Einzelpreise von diesen auf eine bestimmte Nachkommastelle genau (z. B. die vierte Nachkommastelle) in die Preisblätter eingefügt werden müssen.

Antwort hierauf:
Es wird auf die Beantwortung von Bieterfrage Nr. 3 verwiesen.

Frage Nr. 25:
Nutzung Kostenstellen
Gemäß Leistungsverzeichnisses hat der Auftragnehmer für diverse Abteilungen und Ämter eine eigene Kostenstelle einzurichten, da die Kosten an die einzelnen Stellen weiter verrechnet werden. Insgesamt seien 100 Kostenstellen anzulegen.
Wir bitten um Mitteilung, wie häufig die jeweiligen Kostenstellen genutzt werden bzw. ob jede Dienststelle ein tägliches Postaufkommen hat oder einzelne Dienststellen lediglich monatlich oder gar vierteljährlich Postsendungen einliefern.

Antwort hierauf:
Für 45 Kostenstellen muss buchungstechnisch ein tägliches Postaufkommen berücksichtigt werden. Andere Kostenstellen fallen einmal wöchentlich an.

Frage Nr. 26:
Klischee
Wir bitten um Mitteilung, ob ein Klischee der Stadt Mülheim vom Auftragnehmer auf die Briefsendungen aufzubringen ist.

Antwort hierauf:
Nein, dies ist nicht erforderlich.

Frage Nr. 28:

Rügen gemäß § 160 Abs. 3 GWB

Referenzprüfung:
Laut Vergabeunterlagen kann ein Angebot ausgeschlossen werden, wenn mindestens zwei der genannten Referenzgeber telefonisch und/oder per Mail trotz wiederholter Versuche nicht erreicht werden können. Wir halten diese Regelung für nicht verhältnismäßig und damit vergaberechtswidrig. Ein Referenzgeber kann aus verschiedensten Gründen, z.B. wegen Krankheit oder Urlaub, nicht erreichbar sein. Darauf hat der Bieter jedoch keinen Einfluss, er kann dies unter Umständen auch gar nicht wissen. Es kann auch sein, dass sich in den Kontaktdaten ein Fehler, z.B. ein Zahlendreher, eingeschlichen hat, was die Kontaktaufnahme möglicherweise verhindert. Sollte also ein Referenzgeber auch nach mehrmaligen Versuchen nicht erreichbar sein, gehen wir davon aus, dass eine Aufklärung hinsichtlich der möglichen Ursache erfolgt. Ein Ausschluss des Bieters sollte aber nur dann erfolgen, wenn keine ausreichenden Referenzen vorgelegt werden.

Antwort hierauf:
Der Rüge wird abgeholfen. Es wird auf die Beantwortung von Bieterfrage Nr. 9.1 verwiesen.

Frage Nr. 29:
Eignungskriterien, Zuschlagskriterien/Bewertungsmatrix:

Zur Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sollen die Bieter unter anderem ein Konzept über den Umgang mit Versandspitzen sowie eine Beschreibung der Qualitätssicherung während der Vertragslaufzeit vorlegen. Im Rahmen des Zuschlagskonzeptes „Transport und Zustellung“ ist unter anderem darzustellen, welche Vorkehrungen werden getroffen, um auch bei kurzfristig auftretenden Versandspitzen die Leistung ohne Qualitätseinbußen, insbesondere bezogen auf die Laufzeiten, auszuführen.
Darüber hinaus ist im Rahmen der Eignungsprüfung eine Darstellung der Qualitätssicherungsmaßnahmen während der Zustellung gefordert. In dem Zuschlagskonzept „Transport und Zustellung“ soll die Zustellungsabwicklung unter Berücksichtigung der im Leistungsverzeichnis vorgegebenen Anforderungen dargestellt werden, d.h. die Darstellung der Qualitätsmaßnahmen fließen auch in die Wertung der Zuschlagskriterien ein.

Damit werden sowohl bei der Eignungsprüfung als auch bei den Zuschlagskriterien die gleichen Kriterien berücksichtigt und demzufolge doppelt gewertet.
Bereits der BGH hat in seinem Beschluss vom 15.04.2008 (X ZR 129/06) eindeutig klargestellt, dass bei der Entscheidung über den Zuschlag nicht nochmals Aspekte eine Rolle spielen dürfen, die sich auf die Eignung eines Bieters beziehen, es darf somit „kein Mehr an Eignung“ geben. Dieser Grundsatz ist seitdem durch zahlreiche vergaberechtliche Entscheidungen bestätigt worden. Die doppelte Berücksichtigung der genannten Kriterien auf der zweiten Wertungsstufe (Eignungsprüfung) und der vierten Wertungsstufe (Zuschlagsprüfung) ist vergaberechtlich nicht zulässig.
Wir bitten Sie daher, die fraglichen Konzepte lediglich im Rahmen der Zuschlagsprüfung zu werten.

Antwort hierauf:
Der Rüge wird abgeholfen. Es wird in diesem Zusammenhang auf die geänderte Wertungsmatrix verwiesen. Die Beschreibung und Darstellung eines Konzepts im Umgang mit Versandspitzen wird ausschließlich als Bewertungskriterium unter „Transport und Zustellung“ vorgegeben und hiernach qualitativ ausgewertet.

Frage Nr. 31:

Wertungssystematik:
In der Datei „Wertungsmatrix Zusammenfassung“ lautet die Überschrift: Zusammenfassung Auswertung (Preis; Qualität und Nachhaltigkeit). Die Nachhaltigkeit wird jedoch in keinem der in der Datei „Wertungsmatrix Qualität“ beschriebenen Konzeptanforderungen erwähnt. Wir gehen daher davon aus, dass in dem Konzept „Transport und Zustellung“ auch eine Darstellung der Nachhaltigkeitsthemen erwartet und bewertet wird.

Antwort hierauf:
Der Rüge wird abgeholfen. Die Zuschlagsentscheidung erfolgt auf der Grundlage der preislichen Wertung je LOS, die mit 40% gewichtet wird und der qualitativen Auswertung je LOS, die mit 60% gewichtet wird. Der Aspekt der Nachhaltigkeit ist nicht bewertungsrelevant. Diesbezüglich wird auf die geänderte Wertungsmatrix verwiesen.

Frage Nr. 33:

Wertungssystematik:
In der Datei „Wertungsmatrix Qualität“ ist je gefordertem Konzept eine Punkteskala angegeben. Es wird jedoch nicht nach den unterschiedlichen Losen differenziert. Die Konzepte Sendungsverfolgung Einschreiben und Sendungsverfolgung ePZA können sich beispielsweise nur auf die Lose 3 und 4 beziehen. Bitte teilen Sie im Sinne eines transparenten Vergabeverfahrens mit, welche Konzepte bei welchen Losen erwartet werden und wie die Punkteverteilung je Los erfolgt. Aufgrund der Gewichtung der Qualität zu 60% gehen wir davon aus, dass je Los 600 Punkte erreicht werden können.

Antwort hierauf:
Der Rüge wird abgeholfen. Es wird auf die geänderte Wertungsmatrix verwiesen, worin eine Loszuordnung bei den qualitativen Anforderungen vorgenommen wurde.

Frage Nr. 34:

Sauberes Fahrzeuge Beschaffungsgesetz:
In Ziffer 3 des Leistungsverzeichnisses fordern Sie, dass bei dem Einsatz von Fahrzeugen für die Postzustellung die Bestimmungen des Gesetzes über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge (Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetz SaubFahrzeugBeschG) zu beachten sind. Wir gehen davon aus, dass es sich hierbei um eine zwingende Anforderung an die Leistungserbringung handelt und dass die Erfüllung dieser Anforderung im Rahmen des Zustellkonzeptes dargestellt werden soll.

Antwort hierauf:
Der Rüge wird abgeholfen. Es ist im Rahmen der Beschreibung und Darlegung der Zustellungsabwicklung auf diesen Aspekt einzugehen.

Frage Nr. 35:
Bieterfrage / Nachunternehmer – Los 4 ePZA:
Wir gehen davon aus, dass im Rahmen der Ersatzzustellung nach § 181 ZPO Niederlegungsstellen keine Nachunterunternehmen im Sinne der Vergabeunterlagen sind, ebenso unsere 100%igen Tochtergesellschaften, welche wir zur Qualitätsprüfung einsetzen und bitten diesbezüglich um Bestätigung.

Antwort hierauf:
Niederlegungsstellen im Sinne der Regelung gemäß § 181 ZPO sowie 100% mit dem anbietenden Unternehmen verbundene Tochtergesellschaften sind keine Nachunternehmen.

Frage Nr. 30:

Wertungssystematik:

Bei der Zuschlagsentscheidung wird der Preis zu 40% und die Qualität zu 60% gewichtet. Es ist in den Vergabeunterlagen nicht angegeben, wie die Preisbewertung erfolgt, in der Datei „Wertungsmatrix Preis“ ist lediglich der Prozentwert der Gewichtung angegeben. Wir gehen davon aus, dass das niedrigste Angebot 400 Punkte erhält und alle anderen Angebote linear entsprechend der Differenz zu dem niedrigsten Angebot niedriger bepunktet werden. Trifft dies zu?

Antwort hierauf:
Der Rüge wird abgeholfen. Es wird auf die Beantwortung von Bieterfrage Nr. 32 verwiesen.

Frage Nr. 32:

Wertungssystematik:

In der Datei „Wertungsmatrix Zusammenfassung“ werden je Angebot folgende Eintragungen vorgenommen:
Erreichte Punktzahl je Los
Qualitative Wertung (Erreichte Gesamtpunktzahl)
E-Wert (=Entscheidungswert für Zuschlagserteilung je Angebot)
Bitte erläutern Sie, was mit diesen Angaben gemeint ist.

Antwort hierauf:

Der Rüge wird abgeholfen. Je Los ist im veröffentlichten Preisblatt zu jeder aufgeführten Losposition eine Preiseinheit/Stck. anzugeben. Jede Preiseinheit wird mit der jeweils aufgeführten Menge an Postaufkommen multipliziert. Hieraus berechnet sich ein Gesamtpreis je Losposition.

Die berechneten Lospositionen werden je LOS zu einem Gesamtpreis addiert. Der niedrigste Gesamtpreis je Los erhält als Höchstpunktzahl 400 Punkte. Der niedrigste Gesamtpreis je
Los wird mit der Höchstpunktzahl multipliziert und durch den berechneten Gesamtpreis je Los eines anderen Anbietenden dividiert.

Je Los werden im qualitativen Auswertungsteil Punkte vergeben. Die hier erreichte Gesamtpunktzahl je LOS wird mit 60% multipliziert. Hieraus ergibt sich eine Teil-Punktzahl je LOS für den qualitativen Wertungsteil.

Die beiden ermittelten Teil-Punktzahlen je LOS (Preis und Qualität) werden addiert. Hieraus ergibt sich ein Gesamtwert, der als E-Wert je LOS für die Zuschlagsentscheidung herangezogen wird. Das Angebot mit dem niedrigsten E-Wert je LOS kommt hiernach für die Zuschlagsentscheidung in Betracht.

Frage Nr. 36:

Bieterfrage / Los 3 Einschreiben - Vorbereitung der Einschreiben durch den Auftraggeber:

Wir gehen davon aus, dass Einschreibsendungen als solche gekennzeichnet sind und folgende Vorgaben erfüllen:
-Die Sendungen tragen ein Label (Label wird durch AN zur Verfügung gestellt),
-die Einschreibsendungen eines Tages werden in einer Einlieferungsliste zusammengefasst,
-der ggf. verwendete Rückschein trägt die notwendigen Angaben zum Empfänger und ist auf der Rückseite mit der Rücksendeadresse versehen,
Sind diese Annahmen zutreffend?

Antwort hierauf:

Ja, diese Annahmen sind zutreffend.

Frage Nr. 37:

Bieterfrage / Los 3 Einschreiben - Standardporto:

Im Preisblatt zu Los 3 soll das Standardporto nicht in die Preisangaben für die Einschreiben eingerechnet werden. Dies würde bedeuten, dass sich die Stückpreise lediglich auf die Abholung, die Frankierung und die entsprechenden Zusatzleistungen beziehen.
Einschreibesendungen unterliegen jedoch dem vollen Basisentgelt für die Formate Standard, Kompakt, Groß sowie Maxi zuzüglich des Zusatzentgeltes für die jeweilige Zusatzleistung eines Einschreibens.
Wir würden diesen Sachverhalt gern in einer Erklärung zum Angebot darstellen, so dass die Portokosten je Sendungsformat deutlich werden.
Sind Sie hiermit einverstanden?

Antwort hierauf:

Ja, die Auftraggeberin ist damit einverstanden.

Frage Nr. 38:

Bieterfrage / Los 3 Einschreiben - Formate:

Den Vergabeunterlagen entnehmen wir, dass Sie für die Einschreibesendungen aus Los 3 eine Frankierung der Sendungen durch den Auftragnehmer wünschen. Hierzu bitten wir um Mitteilung in welche Sendungsformate sich die jeweiligen Einschreibearten aufteilen und je Einschreibeart die Benennung der Mengen je Sendungsformat.

Antwort hierauf:

Hierzu wird auf die hochgeladene Datei Information_Beantwortung_BF_38.pdf verwiesen.

Frage Nr. 39:

Bieterfrage / Los 4 ePZA – Vorbereitung der ePZA durch den Auftraggeber:

Wir gehen davon aus, dass die Postzustellungsaufträge vom Auftraggeber gemäß der Zustellungsvordrucksverordnung eingeliefert werden, also aus folgenden drei Bestandteilen:
- dem inneren Schriftstück (innerer Umschlag),
- der Zustellungsurkunde
- einem äußeren Umschlag.
a) Wir gehen somit davon aus, dass der Auftraggeber die Sendungen in dem vorgeschriebenen äußeren Umschlag einliefert.
Ist diese Annahme zutreffend?

Antwort hierauf:
Diese Annahme ist zutreffend.

b) Wir gehen davon aus, dass der dem Auftraggeber vom Auftragnehmer die Zustellungsurkunden mit Barcode zur Sendungsverfolgung unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden müssen, die inneren und äußeren Umschläge der Auftraggeber hingegen selbständig organisiert.
Ist diese Annahme zutreffend?

Antwort hierauf:

Diese Annahme ist zutreffend.

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Angebotsöffnung

Die Angebotsöffnung erfolgt am 20. Dezember 2021 - 15:00 Uhr. Dieser Inhalt ist nicht mehr öffentlich zugänglich ab 20. Dezember 2021 - 15:00 Uhr.

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